Cómo gestionar tormentas de ideas para que nos calen

Walt Disney, una de las mentes más brillantes del siglo XX, afirmaba: “Puedes diseñar y crear y construir el lugar más maravilloso del mundo; pero se necesita gente para hacer realidad el sueño”. Y es que no estamos solos. El liderazgo exige equipos y talentos en acción.

En el siglo que ha redescubierto a sus trabajadores y les llama ‘talento’, que ha rebautizado las ‘tormentas de idea’ como ‘sesiones de ideación’, que ha trasladado la metodología ‘agile’ del trabajo informático al management… En esta coyuntura de cambio, de búsqueda de nuevos paradigmas, de asombro ante el tsunami tecnológico… Sí, en este mundo en transición donde todo cambia para que todo quede igual, sigue habiendo un reto secular por resolver: la gestión de las reuniones. A muchos le siguen pareciendo una pérdida de tiempo, mientras otros opinan que las ‘tormentas de ideas’ son lluvia que no cala. En cualquier caso, ¿qué hacemos con esas sesiones de trabajo o tormenta de ideación?

Reunión, sí; ¡pero para qué!

Hemos escuchado a lo largo de años de consultoría todo tipo de opiniones al respecto. Desde que es una pérdida de tiempo, hasta que es una herramienta por la cual de manera muy sutil la dirección te está evaluando. Este sentimiento lo hemos escuchado con frecuencia de mandos intermedios, porque se sienten permanentemente evaluados.

Lo importante para que no sea un fracaso es que no se convierta en una disputas. O sucede a veces que, a pesar de haber ido bien la reunión, finalmente todo lo apuntado en ella termina perdido en la propia burocracia interna de mails y notas que, en un alto porcentaje, no llegan a nada. En este tipo de situaciones, es verdad que la tormenta de ideas no sirve de mucho.

Calidad vs cantidad

Aunque parezca que lo más importante es la calidad, justamente por su propio mecanismo, la cantidad es la que importa. Es el primer paso en la fase de exploración de un nuevo proyecto, por lo que es importante estar abierto a todas las ideas y posibilidades.

Cuando surge algún malentendido o desencuentro, se debe casi siempre a que algún miembro del equipo ha tomado la decisión de filtrar (una catarsis de ideas buenas sobre las que considera malas) por lo que decíamos más arriba en cuanto al miedo a ser evaluado o incluso juzgado.

Cuidado, que el miedo al rechazo no sólo proviene de que una persona no quiera percibir esa supuesta evaluación de su jefe inmediato o de la dirección. A veces, genera más miedo al rechazo ese sentimiento de no ser aprobado por sus pares.

También se produce un problema operativo frecuente, que es cuando, dentro de una sala de reuniones, se reúne a todo el mundo que debe estar involucrado; por ejemplo, en determinado proyecto, creyendo que de esta manera es suficiente y que fluirán las ideas como esa lluvia a la que hacen referencia los más optimistas.

Pero, en realidad, es muy fácil que se convierta en una sesión improductiva, cuando se da el caso (bastante frecuente) de que empiezan a imperar dos ideas que prevalecen toda la sesión sin posibilidad alguna de ampliar el alcance de la misma, porque aquellos aspectos de sentirse controlados y/o evaluados limitan la creatividad de los asistentes.

¿Y esto a qué se debe? A que, habitualmente, el porcentaje de personas que toma la palabra y se anima a dar una opinión sincera es muy bajo.

Este tipo de situaciones produce lo que técnicamente se llama ‘anclaje’. O sea, quedarse atrapada una sesión dentro de unos límites cuantitativos de ideas porque los factores señalados, además de la poca participación, hace que se gire en un bucle que poco o nada tiene de creatividad.

Este tipo de situaciones han sido las que han llevado a muchas organizaciones a que al inicio de la puesta en marcha del mecanismo de tormenta de ideas, si bien lo iniciaban con entusiasmo, al poco de ponerse en práctica se desinflaba totalmente.

¿A qué se debe la mala reputación?

Si bien la lluvia de ideas ha ido generando en los últimos años una mala reputación debido a que, según algunos críticos, lo que alienta es el pensamiento grupal, vamos a romper una lanza a su favor, porque los autores creemos que, sin duda, si se hace con un mínimo de metodología, sus resultados pueden ser increíbles.

¿Hay alguna razón para que esta afirmación podamos sostenerla en cualquier foro?

¡Por supuesto que sí! Y vamos a dar tres razones fundamentales:

– Innovación.

– Creatividad.

– Pasión.

¿Tienen que ver directamente estos factores con la sesión de tormenta de ideas?

¡Sí! En toda reunión interdepartamental e interdisciplinar, los miembros que se reúnen se supone que tienen en el plano individual un elevado nivel de formación, capacitación y experiencia.

Cuánto más preparadas están las personas que integran la sesión de tormenta de ideas, menos proclives estarán sus sentimientos individuales a dejarse llevar por esas ideas (generalmente emanadas de las usinas del rumor) que pretendan invadir el ambiente de la reunión con supuestas evaluaciones que en realidad no se llevan a cabo. Por una razón: no hay tiempo que perder y el líder efectivo está más ocupado en provocar la fluidez de opiniones y sugerencias a sus mandos intermedios y demás miembros de equipos y/o departamentos, que estar sobre aspectos evaluativos sobre personas.

Las organizaciones necesitan innovar; por tanto, las personas que muestran su buena adaptación al cambio y la innovación, estarán más preparadas para esas sugerencias. Discutidas libremente mediante la tormenta de ideas, puede echarse aire fresco a ciertas cuestiones y problemas que estén afectando la operativa diaria y de las cuales no se habla porque nadie quiere arrojar la primera piedra.

Y las sesiones de tormentas de ideas dan barra libre a los empleados que quieran hacer aportaciones no sólo sinceras, sino útiles.

Esto en cuanto a innovación. En cuanto a creatividad, no hay que tener temores por lo que se diga. A veces, algo que puede parecer irrealizable o incluso ridículo, termina siendo el camino para despejar esos problemas del día a día a los cuales no se les metía mano.

La creatividad emana cuando no hay exceso de limitaciones y controles. De ahí que una sesión de tormenta de ideas tiene que caracterizarse por la libertad, flexibilidad y tolerancia.

En cuanto a la pasión, nada impulsa mejor cualquier decisión y/o acción que se tome, que empleados, mandos intermedios y alta dirección estén haciendo gala de una pasión por hacer las cosas bien y cumplir los objetivos. Las metas no se alcanzan con personas desapasionadas ni temerosas.

Agotamiento por la tensión en el trabajo

Algunas encuestas y estudios internacionales en organizaciones de todo el mundo, han revelado que un 20% de los empleados se sentían agotados y alrededor de un 40% afirmaron que en algunas ocasiones se sentían así.

De ahí que si la pasión arranca desde el líder efectivo y se contagia a todos los cuadros, será un factor energizante incluso para que las sesiones de tormentas de ideas sean un caldo de cultivo de pensamientos originales.

Además, que ayuden tanto a reforzar como a cambiar estrategias; o, lo más importante, abordar los desafíos más significativos a los que se enfrentan en el presente las organizaciones.

Tener la sensación de que el día a día queda apartado

¿Alguna vez te has preguntado el porqué del éxito de las sesiones de formación fuera de la empresa?

Por la sencilla razón de que, si bien partimos del supuesto de que los asistentes a una tormenta de ideas están altamente capacitados -lo que les otorga la libertad necesaria para ser creativos-, también hay numerosos estudios que revelan la importancia de romper la rutina en todas sus facetas, empezando por el entorno.

Desactivar el ruido del día a día y focalizarse solo en lo que se ha venido a aprender. Esto en el caso de un curso y/o jornada realizada fuera de las instalaciones.

Pero las tormentas de ideas se hacen habitualmente dentro de las oficinas. Es más, hemos comentado desde esta tribuna que algunas startups habían asumido como una costumbre que finalmente no han podido dejar.

Se habituaron a llegar los lunes por la mañana y, en la gran sala de recepción, cada uno de los diferentes responsables de área exponía tanto sus puntos de vista sobre la agenda de la semana que se iniciaba, como de los problemas a los que debían enfrentarse tanto su departamento como el resto de sus compañeros.

En realidad, en esta empresa tecnológica no era una reunión de planificación, sino una tormenta de ideas en toda regla, una toma de pulso a ver cómo cada responsable de área iniciaba su particular semana y qué parte de lo que cada uno aportaba servía para los otros, intercambiando con libertad pareceres, opiniones e incluso críticas.

La clave: traspasar los límites

¿Qué es lo que podemos transformar de nuestro negocio actual? ¿Qué es lo que requiere urgente solución? ¿Qué es lo que sorprendería a nuestra clientela?

No sólo soluciones a un problema, sino marcar un territorio de posibilidades porque justamente el espíritu es la creatividad y la transgresión. No tener limitaciones a imaginar; la frescura de la búsqueda de caminos alternativos. De esto se trata hoy día el mercado: la continua búsqueda de alternativas para llegar a nuestro público objetivo sin quedar atrapados en cómo lo estábamos haciendo o cómo se hace por el resto de nuestros competidores.

El trabajo en equipos multidisciplinares a partir de la tormenta de ideas es altamente conveniente, porque se asumen para determinado proyecto funciones específicas a cargo de cada uno de los miembros de equipos y departamentos involucrados en la tormenta.

De esta manera, unos con el diseño, otros con el desarrollo, otros viendo modelos de gestión necesarios para cambiar los procedimientos actuales, se va haciendo la confección de un nuevo ‘traje’ a medida de las circunstancias y retos que tiene la empresa.

Se está asegurando que se tengan en cuenta todos los ángulos y, lo más importante, es que ninguno de los presentes tiene que sentirse agobiado por sus responsabilidades y tareas diarias.

Que es parte de éxito ser todos conscientes de que se han tomado un descanso, una pausa para retomar con más fuerza. No porque haya que echarle más horas a las tareas que se dejaron sobre el escritorio. Sino porque las verán desde otra perspectiva. Porque estarán comprometidos con el nuevo enfoque y querrán cerrar cualquier vestigio de viejas recetas que ya no hay que aplicar.

Artículo coordinado por José Luis Zunni, director de ecofin.es y vicepresidente de Foro ECOFIN, en colaboración con Salvador Molina, presidente de Foro ECOFIN, y Antonio Alonso, presidente de la AEEN (Asociación Española de Escuela de Negocios) y secretario general de EUPHE (European Union of Private Higher Education).

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