¡Ha resucitado! Xerox y otras compañías japonesas han devuelto a la vida aquel mito asesinado por Marissa Mayer, la CEO de Yahoo!, en marzo de 2013. Un memorandum de la recién ascendida dama fuerte de la puntocom decretó que su equipo no trabajaría más desde casa. Justificaba su decisión en el deseo de incrementar la productividad. Pero el efecto boomerang vuelve a traernos ahora el concepto del teletrabajo como medida de conciliación y de productividad para crear organizaciones felices y felicaces.
Una compañía líder mundial como es Xerox ofrece su Virtual Office Program. Find jobs that can be performed from home (programa de oficina virtual. Encuentra trabajos que puedas realizar desde casa). Esta guía nos da una idea clara de los cambios que se están gestando en la forma en que las organizaciones contratan, y el impacto que las nuevas tecnologías tienen en estos procesos.
El mensaje de Xerox es muy claro: “En los últimos 30 años hemos reconocido los beneficios de trabajar desde casa. Actualmente contamos con más de 8.000 empleados en el hogar que realizan una amplia gama de funciones”. Y a continuación da una lista de posibles actividades que van desde la atención al cliente, pasando por el apoyo técnico, el desarrollo de software o la asistencia en el ámbito administrativo o de comercialización.
¿Es esto un privilegio al que únicamente pueden acogerse empleados de grandes corporaciones?
Si bien son las grandes organizaciones las que iniciaron esta forma de facilitar el trabajo para disminuir costes (desplazamiento, comidas fuera, etc.) a sus empleados, hoy día, más aún después de un proceso de larga recesión económica en el mundo desarrollado, todos los agentes económicos y sociales, han tenido que ser más flexibles con sus contratos laborales y adaptarse a las circunstancias del mercado.
Todos los informes y análisis a los que hemos tenido acceso en los últimos tiempos revelan con claridad el cambio en la relación entre outsiders (los que trabajan fuera de las empresas) e insiders (los empleados en plantilla).
Charles Handy, uno de los más importantes expertos mundiales en lo que se conoce como Organizational Behavior” (Comportamiento organizacional) en su obra de 1989 ‘The age of unreason’ (La era de la insensatez), decía que la relación entre outsiders e insiders estaba inclinando la balanza claramente a favor de los primeros, anunciándonos ya a qué cambios nos íbamos a enfrentar. Y la tecnología no sólo no ha dejado de sorprendernos en cuanto a las facilidades que nos brinda, sino en cuanto a las consecuencia de su utilización en las estructuras de las organizaciones y, por ende, en las relaciones laborales.
Aunque trabajar desde casa es un sueño hecho realidad para muchas personas, se necesita una gran dosis de autodisciplina para comenzar a trabajar cuando no se tiene un jefe que está todo el día supervisándonos. En las empresas ocurre que si se da una pérdida de productividad en un determinado departamento o equipo de trabajo, la disminución de la eficacia personal y de grupo afectará la eficiencia global de la organización, por lo que uno de los mantras del liderazgo actual es cómo mantener una elevada productividad y, al mismo tiempo, que las personas estén suficientemente motivadas y comprometidas con el proyecto y la organización.
Cuando se trata del trabajo desde nuestra casa, es muy fácil que al estar en un ambiente cómodo y relajado podamos bajar -sin percatarnos de ello- esa productividad a la que estamos acostumbrados. Es sencillo establecer qué pautas debemos cuidar para seguir ofreciendo a la empresa o cliente que nos contrata un servicio que goce de la misma salud y calidad que el que se hace desde la oficina.
Otro aspecto sustancial del trabajo desde casa es facilitar a las madres la crianza de sus hijos, ya que podrán disponer de más tiempo libre para la educación y los juegos. Esto no quiere decir que trabajarán menos horas, porque cuando se adopta este tipo de trabajo se terminan haciendo la misma cantidad de horas semanales o más. La cuestión es cómo se administra el horario laboral, para que el tiempo libre, especialmente para las madres, sea tiempo disponible de verdad.
Por ello, daremos algunas reglas que consideramos útiles para que nuestro espacio laboral desde casa no ofrezca variaciones negativas frente al que se desempeña desde la empresa:
1.- Tener la misma sensación de estar en la oficina.
En la película ‘¿Qué pasa con Bob?’ (1991), del director Frank Oz, el actor Bill Murray interpreta a Bob Wiley, una persona fóbica a la que le cuesta salir de su casa, se viste como si fuera a ir a la oficina y tiene un reloj como en los ambientes de trabajo en los que al sentarse a trabajar marca la tarjeta de la hora de inicio, como si estuviera entrando en una empresa y fichando.
O sea, que no es conveniente quedarse en pijama, sino vestirse adecuadamente. No con traje, pero sí de manera informal para que se tenga la sensación de que se está trabajando y haciendo algo serio, aunque sea desde la comodidad de su propio hogar. Porque hay una regla que se cumple: cuanto más descuidada sea la forma en que esté vestido, más descuidado se sentirá.
¿Cuál es el objetivo entonces? Estar vestido de una manera que nos hace sentir bien nos pondrá mentalmente como si estuviésemos a instantes de entrar en una reunión. Pero además, tendremos una sensación de confort.
Cada vez que nos hemos referido al wellbeing en los ámbitos laborales, pareciera que queda lejos de nuestros lugares particulares, aunque en realidad no debería ser así. Por definición, nuestra casa es el lugar más cómodo en el que nos podemos sentir. Pero no todas las personas pueden tener esa sensación cuando se trata de trabajar desde su propio domicilio.
La cuestión es que hay que crear el ambiente adecuado, porque no necesariamente está adaptado a que realicemos las tareas. Es importantísimo crear este ambiente en el que podamos no sólo hacer todos aquellos trabajos que están bajo nuestra responsabilidad, sino que podremos cultivar e impulsar mucho más nuestra creatividad. Y esto sí que es importante para nosotros y nuestros clientes o la empresa para la que trabajamos determinados días desde casa.
2.- Tener una agenda muy bien priorizada.
Si en la oficina es importante tener una agenda de tareas, responsabilidades, reuniones, etc. y, además, destacadas de manera especial en función de las prioridades, no puede ser menos cuando el trabajo se hace desde casa. Por tanto, lo primero que debe hacerse es establecer las horas de oficina virtual en la que se esté operando como un auténtico negocio.
Una de las ventajas destacadas de trabajar desde casa es que permite tener flexibilidad en el horario de trabajo, pero también puede estar saboteando nuestra productividad, ya que cuesta demasiado salir de una zona de excesivo confort porque nos ha sobrevenido una cierta pereza física y mental. De ahí que los que ya dominan el trabajo y la forma ordenada en que establecen su jornada desde casa, tienen en la rutina establecidos los momentos de descanso y comida, como una religión que no debe dejarse de lado.
3.- Eliminar las distracciones.
Lo más fácil que puede sucedernos es que nos perdamos en una cantidad de cosas debido a las desviaciones que el estar siempre conectados nos ofrece. En realidad, al realizar nuestro trabajo desde casa como si fuera desde la oficina, también necesitamos estar online. La cuestión es qué cosas desechamos y cuáles no.
Los medios sociales está ahí para llevar adelante nuestras tareas o nuestro negocio durante la jornada en el horario que nos hayamos impuesto, pero toda distracción y ocio debe ser realizado después. Hay que tener fuerza de voluntad de no dejarse tentar por un clic de ratón o un whatsapp. Por tanto, hay que silenciar al menos durante las horas en las que necesitemos concentración en las tareas que estamos realizando.
Otra herramienta sumamente útil y táctica para permanecer fuera de las redes sociales mientras se centra en el trabajo es programar sus pins, tweets y mensajes antes de tiempo. Todo lo que se necesita hacer es ajustar los tiempos deseados y mensajes a primera hora de la mañana y volver a esa lista de tareas una vez finalizada la jornada.
Artículo coordinado por José Luis Zunni director de ecofin.es en colaboración con Salvador Molina presidente de ECOFIN, Javier Espina Hellín miembro de ECOFIN Business Schools Group, y Ximo Salas, miembro del ECOFIN Management & Leadership de ECOFIN.
