Seis reglas para mejorar su productividad

“Cuanto más corremos, menos avanzamos”. Es un pensamiento recurrente de muchos ejecutivos al caer la noche. Mientras que a veces, la iluminación que lo cambia todo llega en los momentos B: en la cama (Bed), en el baño (Bathroom) o en el camino (Bus). Son reglas de la psicología personal que tenemos que comprender y utilizar.

¿Se siente abatido por todas aquellas cosas que no ha podido hacer y que tenía planificadas para esta semana? O quizás está abrumado por un exceso de reuniones e interrupciones telefónicas. No cabe duda que los llamados ladrones del tiempo que hemos analizado en más de una ocasión pasan factura. Pero cuidado porque el problema podría estar en su cabeza. Nuestra psicología personal puede jugarnos una mala pasada en cuanto a productividad se refiere.

Si usted escucha a un miembro de su equipo decir que la productividad personal no es algo que me preocupe, realmente si es su jefe inmediato debería preocuparse. Todas las personas con un mínimo de responsabilidad, nos despertamos por la mañanas y nos acostamos por las noches con una serie de preocupaciones que en gran parte responden a esta cuestión de si hemos sido o no productivos.

Una carga cada vez más aplastante de e-mails, reuniones, interrupciones, consultas, llamadas telefónicas y algunos escasos momentos para tomar un refrigerio, hacen que nos cuestionemos nuestro nivel de productividad.

El miedo de tomar una mala decisión puede ser  un factor de parálisis.

El tiempo en familia se ha convertido en un mal hábito de leer informes, mientras sus hijos están jugando a su alrededor en el salón de su casa. Según encuestas y estudios de los últimos años en Estados Unidos, más del 80% de los CEO’s de empresas de rápido crecimiento trabajan diez o más horas diarias. En tales circunstancias, la productividad personal no pertenece al campo de las matemáticas, sino al de las emociones. Porque las obligaciones siguen haciendo que empujemos a pesar del cansancio físico y mental que tengamos.

Contar en la actualidad con un exceso de herramientas y sistemas gracias a las nuevas tecnologías que nos ayudan a gestionar lo que tenemos entre manos, no invalidan que existan otros tipos de factores que son los impedimentos reales para la productividad. No sólo se deriva la baja productividad de una mala organización y gestión del tiempo muchas veces esos factores son psicológicos.

Si la teoría de las organizaciones se refiere a aspectos que de manera directa e indirecta influyen en el nivel de productividad de las personas, también los psicólogos, aportan enfoques muy clarificadores sobre la idiosincrasia de la gente y las formas que utiliza para conseguir hacer más cosas.

La productividad, o al menos cuán productivo se considera usted que es, entra en el terreno de lo subjetivo. Como líder, al estar pensando y actuando con sentido estratégico y según normas y estándares predeterminados, tampoco puede asegurar que el nivel de productividad razonable esté garantizado en todas las acciones que se emprenden. La razón de que el juego en el mercado está abierto y la incertidumbre sigue existiendo.

La psicología organizacional tampoco significa que si una persona tiene cinco asuntos pendientes y termina sólo tres, su nivel de productividad haya caído. En caso de que las tareas previstas hubiesen sido cuatro y la hubiera cumplido todas, entonces el sentimiento de esa persona es que es productiva.

Si el personal en una organización tiene la tendencia a aprobarse su propio nivel de productividad, es suficiente con imponerse menos cosas y responsabilidades diarias para elevar dicho nivel.

Hay personas que admiten que el estado en que se encuentra su escritorio, tiene mucho que ver con si cree que ha logrado lo suficiente en un día determinado. Todo esto puede convertirse en un gran autoengaño que nos provocará con seguridad frustraciones futuras.

No importa cómo se intenta engañar a sí mismo. Es casi una reacción natural, porque usted busca la manera de tener la sensación de ser más productivo. Lo que sí sabe es que todo el mundo dispone sólo de 24 horas en un día, y es casi seguro que no está haciendo la mayoría de cosas que se ha impuesto o que desearía haber hecho.

Algunas reglas para intentar mejorar su productividad personal

1º) Responderse a sí mismo cuál es la raíz de diferir sus acciones.

Cuando una acción que debe implementar se difiere para otro momento, puede responder a problemas técnicos, por ejemplo, escasez de determinado recurso, o simplemente estar afectada por una emoción. ¿Qué significa que la emoción le afecte en la dilación de una tarea? Que su nivel de motivación para llevarla a cabo, esté influyendo de manera decisiva su actitud frente a lo que tiene delante por resolver aún. Los psicólogos organizacionales nos dicen que lo primero que debemos hacer es tratar de conocer un poco más cuál es el grado de sentimiento que determinado cosa o acción nos produce en nuestro estado de ánimo.

2º) Cómo reaccionamos a las emociones.

Son dos las preguntas que puede usted formularse: ¿Por qué no dejo de querer hacer esto? o ¿por qué no me animo a hacerlo hoy?

Es evidente que cuando nos referimos a la psicología de la productividad, entran en juego otros elementos que habitualmente no se tienen en consideración para analizar por qué hay más o menos productividad en un equipo, que en otro; aunque correspondan a la misma organización y estén enmarcados dentro de una misma cultura organizacional.

La respuesta a estas cuestiones, pasa por la forma en que las personas reaccionamos en cuanto al grado de evolución.

En la fase de iniciación y planificación es casi normal posponer determinadas acciones porque no se cuenta, a lo mejor, con todas las especificaciones necesarias para poner en marcha el proyecto. En la etapa de implementación, diferir cosas porque el proyecto no está bien estructurado crea incertidumbre sobre la forma de proceder. El miedo de tomar una mala decisión puede ser  un factor de inmovilización.

3º) Incertidumbre.

Hemos referido en artículos anteriores que la incertidumbre es tremendamente negativa para el estado de ánimo de las personas. Si esto ocurre en el plano personal, poco cuesta imaginar la manera en qué afectará a sus protagonistas cuando aflore la incertidumbre sobre cómo va a funcionar o no determinado proyecto.

Al líder le afecta; pero deberá demostrar que por algo es líder, explicando y neutralizando los efectos perniciosos que la incertidumbre puede crear en la gente. Pero tenga muy clara una cosa: el miedo a lo desconocido se anula por el análisis y el estudio de las circunstancias. A veces, a pesar de todos los esfuerzos, la incertidumbre no baja de determinado grado que nos provoca gran preocupación. Otra cosa distinta es que la gente se quede paralizada por el miedo, posponga acciones y toma de decisiones, que a su vez generarán más incertidumbre. El líder tiene que cortar de raíz con esta incertidumbre si no quiere que la productividad caiga en picado.

4º) Saber priorizar.

Otra arista de la psicología de la productividad es cuando el autoengaño nos lleva a dar prioridad a cosas más simples o que sabemos que podemos controlar, dejando para mañana aquellas más complicadas y que nos traerán algun que otro dolor de cabeza. La satisfacción de vernos productivos hoy se derrumbará mañana, por tanto, el nivel de desmotivación a sólo 24 horas pasará factura. Al día siguiente se sienten peor, lo que hace la tarea más difícil y la tensión mayor.

5º) Reflexionar.

El poder de la reflexión es la premisa de iDoneThis, una startup que inspira a la gente a lograr más cada día, proporcionando un mecanismo para informar de lo que han hecho.

Si se está trabajando en una misma cosa todo el día, es fácil recordar lo que se ha hecho y cómo nos ha ido. En el caso de que una persona, por ejemplo un mando intermedio, que tenga varias cosas y todas ellas importantes durante la jornada, al cabo del día le costará ordenar todas y cada una de ellas en función de lo que considera más productivo y cuál es la que requiere algunos retoques.

Este paréntesis lo puede hacer en algún momento, que será su pausa para la reflexión y ordenar no sólo sus ideas, si no su timing del día siguiente para evitar el mal uso del tiempo y un desorden en las prioridades. Los psicólogos organizacionales creen que justamente es en estas pausas en las que se piensa cómo se ha actuado y qué decisiones se han tomado son las que hacen a las personas más productivas.

6º) Horas productivas.

Doctrinariamente hablando, existe cierta opinión generalizada de que la mayoría de la gente tiene tan sólo dos horas muy productivas al día. Cualquier cosa que signifique medir los actos inteligentes de las personas, nos resulta un poco complicado de explicar, porque entendemos que en realidad no existe ninguna medida válida.

Sólo podemos afirmar que en materia de atención sea en un curso al que asistimos o una tarea que realizamos, no puede hacerse con efectividad si el lapso es superior a cuarenta minutos. Por tanto, todos los métodos que al respecto existen son beneficiosos en cuanto a que aportan cierta metodología que permite ser más productivas a las personas. Creemos, que las circunstancias, la complejidad de las tareas, el ambiente laboral, nivel jerárquico que se tenga en la organización y un largo etcétera, serán todos factores contribuyentes a que esa productividad suba o baje.

Lo más importante, según nuestro parecer, es que existe una evidente carga emocional en todos y cada uno de los actos que emprendemos en nuestra actividad laboral diaria. Es inútil creer que en la vida personal cuentan las emociones y no en el trabajo. En el ámbito en el que se producen más cantidad de emociones y reacciones es en el trabajo. Y estamos un tercio de nuestra vida compartiendo espacio y trabajo, o diríamos espacio y emociones. Seguramente que no erramos el tiro si afirmamos esto último.

Artículo coordinado por José Luis Zunni, director de ecofin.es y vicepresidente de Foro ECOFIN, en colaboración con Salvador Molina, presidente de Foro ECOFIN; Javier Espina Hellín, miembro de ECOFIN Business Schools Group, y Ximo Salas, miembro del ECOFIN Management & Leadership de ECOFIN.

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