No es para nada una exageración decir que reunir en un solo espacio al personal, termina siendo una de las formas más eficientes de comunicarse con tus empleados. Básicamente, porque de lo que se trata es de alinear a tus equipos sobre lo que sucede en la empresa, lo que convierte a ese tipo de reuniones en una necesidad.
Da igual que por la operativa de la empresa se hagan una vez por semana o una al mes. Lo importante es tener en claro cómo organizarlas, cómo coordinarlas y cómo hacer un seguimiento de lo dicho y hecho, para sacar partido a todos los conocimientos y experiencia de tu gente. Así de sencillo.
1º) Derecho a participar
Tus empleados tienen todo el derecho a participar en el proceso de toma de decisiones. Pero es que, además, estas reuniones son esenciales para que perciban de parte de la dirección que son tenidas en cuentas sus opiniones técnicas, más cuando diariamente son los que tienen contacto directo con la clientela y los problemas que tienen que resolver también cada día.
2º) Por qué fracasan las reuniones
Por lo general se les atribuye el fracaso y que se conviertan en reuniones ineficaces, a 3 factores que se repiten continuamente en las empresas:
– Falta de comunicación.
– Falta de entusiasmo.
– Falta de transparencia.
En cuanto a la primera, la responsabilidad no es del personal, sino de la manera en que fluye la información y la comunicación en la empresa.
En cuanto a la segunda, la gente pierde el entusiasmo cuando se da cuenta que dicha reunión no sirve para nada, que no se escucha la opinión y conocimientos de los empleados que dominan puestos concretos de trabajo que requieren una pericia.
Y en cuanto a la falta de transparencia, es porque justamente al ser deficiente la comunicación interna, no está claro si, por ejemplo, ante una nueva política comercial que exige una reunión de todos los departamentos, finalmente se va a hacer o no, o si como es costumbre, se deja para comunicar los hechos consumados (decisiones que imponen nuevas políticas de la empresa que todos deben aplicar).
3º) Compartir tiempo y espacio
Estas reuniones brindan la oportunidad perfecta para sentarse juntos, compartir información valiosa y, algo que se convierte en beneficioso para la organización: que los empleados salgan con mayor grado de autonomía porque la gerencia y/o la dirección, después de escuchar sus argumentos que son muy detallados y precisos sobre los cambios que, por ejemplo, hay que hacer en el procedimiento de servicio postventa, convencerá a la dirección para que sí puedan tomar más decisiones (empoderamiento), lo que redunda en beneficios por ahorro de tiempo y supervisiones innecesarias.
4º) No tener miedo a sacar el personal de los escritorios
Cuando se hace una reunión mensual de todos los departamentos, con frecuencia los mandos intermedios tienen ciertas reticencias a que el personal deje su función durante una o dos horas, porque está pensando de manera cerrada en lo operativo de cada día, no mirando un poco más allá. No teniendo en cuenta que en dicha reunión se tratarán temas de eficiencia, de controles, de procedimientos que están obsoletos y que se está en pleno proceso de actualización e implementación, etc.
Sacar a la gente de su día a día y llevarlo a este tipo de reuniones no debe ser visto como un problema, sino como la mejor manera de construir relaciones interpersonales entre colegas y mejorar el trabajo en equipo y la colaboración. Que las personas no solo se interrelacionan con el compañero directo, sino a los demás miembros y a los jefes. Por lo que no hay que considerar a estas reuniones una pérdida completa de tiempo.
Para aprovechar al máximo tus reuniones en tu empresa y mantener sincronizado a todo tu equipo, debes instar a que el personal no tenga temor en dejar abierta y expuesta su creatividad, espíritu de innovación e ideas en general, desde ya que centradas en lo que se está tratando de resolver. La creatividad es siempre sinónimo de mayor productividad en el medio plazo.
5º) Debes establecer pautas claras para celebrar la reunión
Cuántas veces te habrá sucedido que en tu trabajo te citaron para una reunión con solo 20 minutos de antelación. Esto es algo que provoca malestar, consecuentemente, no buen estado de ánimo.
O sea, sin preparación alguna y a improvisar. Esto sí puede justificarse cuando por una razón de mercado, de la noche a la mañana ha ocurrido algo, por ejemplo, una nueva regulación legal que afecta a la comercialización de los productos de tu empresa. Pero igualmente, ante esta emergencia, ante la cual se reúnen los directores de departamento con la dirección, se pactará estudiar las medidas y en 24 o 48 horas más hacer una reunión ya con todo el personal, dándoles toda la información para que sepan las líneas maestras de lo que está ocurriendo y por qué se va a tener que anticipar la reunión mensual.
6º) Establecer una guía de reuniones
Siempre es conveniente que todos los equipos y departamentos conozcan con mucha antelación, cuáles son las reuniones ordinarias que se van a mantener, por ejemplo, en el primer semestre del ejercicio (entre enero y junio). Esto no invalida el hecho de que haya que intercalar alguna que no estaba prevista, por las mismas razones que hemos descrito en 5º).
También es importante que se establezca con claridad quiénes del personal deben obligatoriamente asistir a cada una de las reuniones detalladas en la guía.
Estas pautas se pueden enviar por correo electrónico al inicio del año, en el caso de las reuniones del primer semestre, o después de las vacaciones de agosto, para el segundo semestre. Pero esto no excluye la oportunidad de celebrar otras reuniones que sea necesario por cuestiones operativas, y que deban incluirse entre unas y otras de las que están establecidas en la guía, siempre y cuando se haga al menos con una semana de antelación, una comunicación vía mail interno, además de que se comunique por otros medios, como la cartelera de noticias de la empresa.
En todos los casos se tendrán que proporcionar los detalles correctos que les dará a tus empleados el tiempo necesario para generar ideas y anotar los puntos que desean plantear.
7º) Seguimiento semanal de las reuniones
Es importante que cada semana, se asigne a un miembro diferente de los departamentos y equipos de trabajo, para que tome notas de la reunión en cuanto a la información que se requiere (analizar aspectos legales, verificar cómo está actuando la competencia, qué sabemos del mercado, cómo está haciéndose la asignación de tareas de manera de mantener un calendario de cumplimiento efectivo, etc.
El que vayan actuando diferentes empleados cada semana, garantiza que el seguimiento que se está haciendo de la reunión ya habida, es que el esfuerzo realizado (el tiempo invertido) no quede en saco roto, que se están incorporando todos los datos e información necesaria para una posterior evaluación y nueva reunión, que facilite la toma de decisiones.
8º) Empresa nueva o de larga trayectoria
Sea tu empresa muy nueva y con menos de veinte empleados, o que estás liderando una industria que cuenta con más de 300 personas en plantilla y delegaciones en varias provincias, la filosofía de las reuniones debe ser la misma. Lo que obviamente no va a ser igual, es el formato y la frecuencia, dada en el caso de la gran empresa, la complejidad de reunir, ni siquiera a todo el personal, sino a jefes y directores, así como los delegados provinciales.
Cuando se reúnen a todos los niveles de administración y empleados bajo un mismo techo para proporcionar actualizaciones y dejar tiempo para preguntas y respuestas, estamos frente a reuniones tipo convenciones, en las que se están exponiendo los avances de los últimos meses, por ejemplo, en el lanzamiento de un nuevo producto, o los problemas a los que la empresa se ha enfrentado por motivo de una nueva regulación legal que afecta la comercialización.
Pero mientras hayan sido programadas con antelación, salvo excepciones de urgencia por lo dicho más arriba, habrá que ceñirse al marco de tiempo programado para lograr la eficacia, siguiendo la agenda y manteniendo una actitud directa y transparente.
9º) Mientras que las reuniones generales de tipo anual o semestral (también pueden ser trimestrales o incluso mensuales dependiendo de las necesidades operativas de la empresa) abordan todas las novedades globales (financieras, industriales, operativas, de recursos humanos, de marketing, etc.) a manera de síntesis de actuación, de objetivos cumplidos y también presentando los nuevos objetivos a cumplir para el período siguiente, las reuniones de equipo y/o departamento suelen ser más íntimas y se centran en temas específicos, como logros y actualizaciones, además de hacer frente a los retos y problemas que se van presentando en el día a día.
Digamos, que es una especie de vigilia permanente sobre las actividades de la empresa, por lo que todo el personal al estar perfectamente informado, en conocimiento del tipo de reunión que van a tener según está planificado en la guía, además de los correos electrónicos con las novedades que, por ejemplo, van a tratar en la reunión departamental de marketing durante esta semana, les facilita que estén muy proclives a la colaboración porque ya conocen de antemano lo que se va a tratar.
Estas reuniones habitualmente duran entre una y dos horas y deben programarse semanal o quincenalmente según el tamaño del equipo y del departamento.
Un aspecto importante de la programación, es no hacer perder el tiempo a las personas y en el caso de que haya algunas ausencias en una reunión, es posible que tú como propietario y/o líder desees considerar reprogramarla.
10º) El tipo de reuniones que no debes hacer
Que no haya habido una agenda de preparación y que el personal no sepa lo que se va a tratar. En estas situaciones, terminan desviándose con temas aleatorios, promueven conversaciones paralelas y están menos enfocadas. Aquí sí hay pérdida de tiempo con el consecuente estancamiento (falta de debate y discusión de ideas o de enfrentar problemas), lo que conduce a resultados muy negativos porque no hay progreso palpable en las acciones que está realizando la empresa. Y las reuniones, son parte de las acciones. Son parte (repetimos) ineludibles de la participación de los empleados en el proceso de negocio y en la generación de resultados.
Cuando se crea una agenda, hay que asegurarse de que se planteen solo temas que sean relevantes para todos y para cada uno de los empleados. Si los temas solo conciernen a un grupo específico de personas, entonces no hay necesidad de una reunión de personal, sino simplemente uno a uno.
Artículo coordinado por José Luis Zunni, presidente y CEO del Instituto Europeo Ecofin de Liderazgo (IEEL), director de ecofin.es, vicepresidente de Foro ECOFIN y autor del libro ‘El Cubo del Líder’ (Ed. Kolima; disponible a la venta pinchando aquí), en colaboración con Salvador Molina, presidente de Foro ECOFIN y presidente honorario del Instituto Europeo Ecofin de Liderazgo (IEEL) y también autor del libro ‘El Cubo del Líder’.
