Menos es más. Vaya al grano y cuente lo que a todos interesa. Es la regla de los 10 minutos, porque más allá de esos 10 minutos, todo ser humano tiende a desconectarse mentalmente.
La atención que no capte en sus primeras palabras, dejará libre a su audiencia. Pero si no ha sido capaz de contar su mensaje en 10 minutos, ha perdido el tiempo, aunque su conferencia dure una hora o sus trabajadores estén obligados a estar sentados en el auditorio toda la mañana.
Hay técnicas y trucos que aconsejamos para conocer cómo construir relatos eficaces. Aconsejamos para ello el libro Conferenciantes Imprescindibles (Guía para Escribir y Hablar en Público) que recientemente publicó Foro ECOFIN y se puede adquirir aquí.
Lo que más odian las audiencias, son los prolegómenos vacíos en cualquier discurso o presentación. Si no tiene nada nuevo que aportar, calle.
Esto es válido tanto para el mundo de los negocios, como para cualquier acto de comunicación: radio, televisión, política, debates, etc.
La magia de Carmine Gallo
Por eso vamos a dar réplica hoy a Carmine Gallo, que es un gran comunicador y asesor de comunicación estadounidense, autor de bestsellers internacionales, incluidos Talk Like TED y The Storyteller’s Secret.
Gallo es instructor de Harvard y entrenador de comunicación para líderes de las marcas más admiradas del mundo.
Ha aparecido en The Wall Street Journal y en CNBC, MSNBC y ABC’s 20/20. Tony Robbins llama al nuevo libro de Carmine, Five Stars, “una herramienta enormemente valiosa para empresarios y líderes en todos los campos”.
Nos parece interesante cuando se refiere a la magia de los 10 minutos, como si cualquier cosa que se haga para explicar o comunicar una cosa que exceda ese tiempo, cae en un claro desinterés del auditorio.
Hay información científica como la que Gallo cita, de que un biólogo molecular como John Medina de la Universidad de Washington, dice que tenemos un reloj incorporado que hace que nos desconectemos de una presentación o conferencia después de 10 minutos.
Por eso Gallo insiste en que conozcamos y ejercitemos fórmulas que nos permitan gestionar este tiempo mágico de los diez minutos.
De ahí que lo dice muy claramente y con un muy ejemplo de cómo funciona esta barrera de los diez minutos:
“Afortunadamente existen formas comprobadas de aprovechar al máximo ese tiempo. Como entrenador de comunicación, sé que esta regla de los 10 minutos es cierta. Por ejemplo, Richard Branson solía realizar competencias de lanzamiento en su casa en Necker Island. A cada emprendedor se le dieron 10 minutos para presentar su idea. Branson me dijo que si no puedes transmitir la idea en 10 minutos, es demasiado complicado”.
Otro ejemplo que nos parece interesante en su exposición es que comenta que hace dos años, los instructores militares que enseñaban tácticas avanzadas en la proliferación de armas nucleares le solicitaron que hablara con su clase en una base aérea en Nuevo México.
El objetivo era que mejoraran sus oficiales en la comunicación (hablar en público) especialmente cuando tenían que dirigirse a la plana mayor del Pentágono, o cuando estaban destinados en otras regiones del mundo, que en cualquier circunstancia se les pedirá que compartan su análisis de una situación en cualquier momento con los líderes superiores. Y tendrán solo 10 minutos para hacerlo, si tienen suerte.
Lo que plantea Gallo
En primer lugar, se formula una pregunta que dice ¿cuál es la idea? Para lo cual agrega un pensamiento muy práctico: una presentación de cualquier tipo no es leer una novela.
Y de esto estamos acostumbrados porque la mayoría de las personas incurre en este error.
No porque su auditorio perciba que está leyendo una novela, sino porque no es claro y conciso. No va al grano.
Gallo dice “en un lanzamiento o una presentación informativa la audiencia no tiene la paciencia de esperar hasta el final para descubrir qué sucede”. De ahí lo de novela.
Lo mismo dice Gallo si se quiere discutir un presupuesto, en el que se discute con los integrantes de esa comisión, por ejemplo, en una organización de primera línea, lo mejor es empezar por una especie de final (apretada síntesis) en la que se diga, que se aumenta un 10%, por ejemplo, lo que de hecho está siendo la gran noticia y todo lo demás vendrá por añadidura.
Lo pone en contexto como sigue:
“Hola a todos. Les alegrará saber que, gracias al gran trabajo de nuestro equipo, hemos sido aprobados para un aumento de presupuesto del 10 por ciento con respecto al año pasado”.
Coincidimos con Gallo, porque de esta manera con una sola frase se tiene la atención de las personas que están recibiendo el mensaje. Y es el momento entonces, en el que se puede responder a esa segura pregunta que cada persona tiene en mente.
Porque le hemos facilitado la cosa al haber recibido un mensaje corto y entendible.
Y, ¿qué gano yo con esto?
Explica que recientemente se reunió con un director de una de las empresas de tecnología más grandes del mundo.
Dijo que a los profesionales de ventas se les enseña la regla de los 10 minutos antes de presentar los servicios de la compañía a los clientes potenciales, pero son los primeros 60 segundos los que realmente cuentan.
Y planteaba que un argumento posible de venta podría ser así:
“Calculemos los números. Al adoptar nuestro servicio, le ahorrará a su empresa millones de dólares, lo que a su director ejecutivo le encantará escuchar, y reducirá el tiempo que dedica a la instalación de actualizaciones a 50 horas al mes”.
Sin duda el mensaje es escueto en palabras porque lo que importa es el concepto ahorro, el hecho de quedar bien con el jefe y las incomodidades que suponen las horas excesivas de actualizaciones. Beneficio por dónde se mire. Es evidente que podría seguir siendo un buen beneficio, pero mal comunicado no termina germinando en una nueva venta.
Apelando a la magia de esos diez minutos, se logra el objetivo de atraer la atención en lo que realmente importa para quién recibe el mensaje.
Que el que está escuchando, comprenda y se interese de verdad.
Gallo dice que “este poderoso discurso de apertura logra dos cosas: le dice al oyente que se verá como un héroe para el jefe y que obtendrá un tiempo precioso para dedicarlo a otras actividades. Vende el beneficio de tu idea lo antes posible”.
Finalmente, Gallo hace una reflexión consistente en otra pregunta: ¿tiene Ud. una historia que contar, o un ejemplo que poner?
También tenemos el mismo punto de vista, referido a que son muy pocas las personas que recordarán todos los detalles de las diapositivas de una presentación, aunque sí recordarán las historias y anécdotas con las que las ilustremos.
No solo la narrativa es una técnica retórica antigua para transferir información, sino que hoy día la ciencia tiene suficientemente probado que funciona como por arte de magia.
Justamente en tiempos de pandemia y de encuentros virtuales obligados vía Zoom y equivalentes, los primeros minutos, y si nos apuran, los primeros treinta segundos captando la atención y los siguientes 60 segundos creando toda la expectativa sobre lo que se va a abordar, son claves para que ese auditorio, por ejemplo, de un webinar en materia de liderazgo, no se desconecte a los diez minutos sobre un encuentro planificado para una hora.
Si bien pueden permanecer en la llamada, su atención disminuirá drásticamente.
Su trabajo como orador en la presentación consistirá en los primeros 10 minutos en identificar su gran idea, vender el beneficio y contar una historia.
Y la audiencia no solo lo agradecerá, sino que a su forma hará un reconocimiento de lo hecho, porque lo ha comprendido bien. Y nada puede ser de más utilidad que una explicación bien dada.
Que no se pierda el interés porque se aburre, o se distrae, o porque no se comprende bien, o porque no se ha sabido dar el auténtico alcance de lo que se explica.
En suma, tanto Gallo como nosotros somos de la idea que cuánto más simple y directa sea esa comunicación en los primeros minutos, se garantizará no solo la atención del momento, sino un feedback posterior de gran utilidad para la empresa que lo organiza, los participantes y cualquier tercero que finalmente reciba la información porque termina viendo dicha presentación en YouTube.
Artículo coordinado por José Luis Zunni, director de ecofin.es, vicepresidente de Foro ECOFIN y autor del libro recién publicado ‘El Cubo del Líder’ (Ed. Kolima; disponible a la venta pinchando aquí), en colaboración con Salvador Molina, presidente de Foro ECOFIN, y Antonio Alonso, presidente de la AEEN (Asociación Española de Escuela de Negocios) y secretario general de EUPHE (European Union of Private Higher Education).
