Timing: la importancia de llegar en el momento oportuno

El timing consiste en llegar en el momento justo con una nueva idea o negocio. No se persigue la precisión de un relojero suizo; sino, simplemente, no llegar ni demasiado temprano ni demasiado tarde. No hay nada como hacerlo en el momento adecuado. Como decía Galdalf el Gris, el mago tolkeiniano: “Un Mago no llega tarde ni pronto, llega cuando se lo propone”.

O sea, que tenemos el uso del tiempo personal y aquel que corresponde a nuestras acciones profesionales. Es evidente que el timing, en el sentido que le damos en el ámbito de las organizaciones, se vincula más a los trabajos realizados de manera eficaz, al nivel de productividad de una empresa y a su capacidad competitiva en el mercado.

En ocasiones, el mercado todavía no está listo para asumir lo que una marca tiene que ofrecer. Una idea, marca o negocio tiene que tener una propuesta convincente. Esto puede ser incluso más complicado que llegar a tiempo.

Pero hoy estamos interesados en el tiempo personal, más que en el de la oportunidad de negocio. Porque sin personas en las organizaciones haciendo su trabajo, estas no son nada. Y el tiempo es un factor netamente humano, aunque lo utilicemos como medida y resultado de todas las cosas.

Los malos hábitos que gobiernan nuestra vida nos llevan a tener la costumbre de llegar tarde a los sitios, aunque esto suponga tener que hacer esperar a la o las personas que nos esperan.

Si se llega a tiempo podemos obtener, en primer lugar, el beneficio directo de desestresarnos; en segundo término, no menos importante, estamos cuidando y manteniendo la buena relación con las personas que son motivo de este encuentro.

¿A qué se debe nuestra pésima actitud de hacer esperar? ¿A agendas demasiado llenas… quizás?

Probablemente sea una de las tantas razones. Pero, simplemente, pueden contribuir a estos retrasos otros elementos, como por ejemplo, que no nos damos el tiempo suficiente para cumplir como se debe el horario previsto.

Es habitual que cuando tenemos que llegar a un sitio, da igual que sea lunes o viernes, no nos detenemos en pensar la hora en la que nos estamos desplazando, porque creemos que aquella vez que hemos ido a ese lugar invertimos veinte minutos y que, ahora, en la agenda de hoy, debería repetirse como por arte de magia el mismo consumo de tiempo. Craso error.

Hay imponderables: tráfico, salir muy ajustados a la reunión porque nos entretuvo una comunicación telefónica que no podíamos evitar, etc. O sea, siempre tenemos el defecto, que no virtud, de pensar en el mejor escenario posible. Craso error dos.

También ocurre que creemos que nuestra voluntad de que las cosas tarden un tiempo determinado en suceder, este será precisamente el tiempo que asignamos a cada tarea. Craso error tres.

El problema de la confianza en exceso que hemos atribuido a una estimación de tiempo para hacer determinada tarea o ir a un sitio, se debe a que en el pasado y en varias ocasiones nos dio resultado la forma en que lo calculábamos. Craso error cuatro, que implica no confiar en que las circunstancias del pasado se acomodan a las del día de la fecha, porque son muchísimas variables las que entran en juego y no podemos controlar.

En el caso de una visita a un cliente, factores exógenos como el tráfico o, peor aún, congestión por una lluvia torrencial, son perfectamente justificables, aunque deberíamos haberlos previsto. Pero si se trata de una tarea, probablemente hemos minimizado determinados riesgos que podrían ocurrir, tales como la información que solicitamos a otro departamento y aún no tenemos o una serie de situaciones similares.

Todas las cosas que tenemos que hacer según la agenda del día, por lo general encajan bastante bien, aunque a, veces, las cosas no son así.

La impuntualidad genera desconfianza

Cuando estamos a cargo, por ejemplo, de la división postventa en un concesionario de coches y tenemos por costumbre llegar unos minutos tarde a nuestro puesto de trabajo, desde ya que tiene consecuencias. Se puede ser muy eficaz profesionalmente, pero es muy probable que la impuntualidad sea interpretada de manera negativa no sólo por la dirección, sino por los empleados del departamento.

¿Cuál es el problema? Que debería estar en una función que tiene trato directo con la clientela y que está dejando solos al resto de sus compañeros que coordina y supervisa. Que la supervisión exige un modelo de conducta, por lo que un día puede ser una excepción, pero no la regla.

Este tipo de situaciones genera desconfianza (la pérdida de crédito en la persona que dirige es muy lesiva para la organización) e incertidumbre (quien le espera puede pensar que ha tenido un problema o puede estar preocupado en cómo organizar la jornada de trabajo).

Modificar nuestro reloj mental

No es cuestión de adelantar el reloj diez minutos, sino que sabiendo la hora que es en el momento que debemos hacer una tarea o dirigirnos a un sitio, tener plena consciencia que nuestra demora no sólo será reprobada por otras personas, sino que nos descalifica cada vez que incurramos en ella.

Por tanto, una recomendación sería que si calculamos para nuestra próxima acción (trabajo, reunión a la que asistir, etc.) que tardaremos 35 minutos en terminar la tarea o en llegar a dicha reunión, lo que debemos imponernos es ampliar el margen de nuestro reloj mental al menos a 50 minutos, de manera que no nos sintamos culpables por la tardanza ni por la impresión que podamos causar.

Esto no solo alivia el estrés que sintamos por llegar tarde, sino que resulta que al ir con tiempo por delante es posible que acabemos la tarea o reunión antes de lo que esperábamos. La virtud que nos regala cualquier mecanismo que apliquemos para desestresarnos. Y uno muy claro es la puntualidad.

Pero hay algo más todavía que no tenemos en cuenta: estamos en la era digital, por lo que en cualquier lugar que estemos y tengamos siete minutos de espera, por ejemplo, podemos establecer una comunicación por nuestro dispositivo móvil, o enviar un mail, o buscar un dato en la red.

Otra razón por la que una persona llega tarde es porque simplemente no prioriza la puntualidad. Y al no darle importancia, poco a poco convierte el hecho de ser impuntual en un hábito que va a caracterizarlo durante gran parte de su desarrollo profesional. Le pasará factura.

A veces pensamos que no es tan importante. Pero sí lo es. Porque si pensamos de esta forma es un doble error: porque nos hemos comprometido con una actividad por la cual debemos mostrar respeto por llegar a la hora acordada o cumplir la agenda prevista (de lo contrario no debemos comprometernos).

Esto implica que nos creemos que nuestro tiempo es más importante que el de las otras personas. Es lógico que si los demás perciben este tipo de actitudes, nos perjudica en cuanto a nuestra reputación y relaciones interpersonales.

Cuando en lugar de insistir en los errores y creer que somos imprescindibles, empezamos a cambiar, al menos un poco, nuestra actitud y la forma en que priorizamos el tiempo y la puntualidad, se nos reconocerá como una persona formal, cumplidora y aunque parezca una exageración, veremos como nuestra vida entera (personal y profesional) cambia y mejora.

Artículo coordinado por José Luis Zunni, director de ecofin.es y vicepresidente de Foro ECOFIN, en colaboración con Salvador Molina, presidente de Foro ECOFIN, y Antonio Alonso, presidente de la AEEN (Asociación Española de Escuela de Negocios) y secretario general de EUPHE (European Union of Private Higher Education).

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