Agosto llega a su fin, las vacaciones se terminan y septiembre asoma la cabeza mientras apuramos los últimos días del verano. Es momento de planificar el nuevo curso y sentar las bases de los próximos meses de trabajo, proyectos, ideas e iniciativas. Pero es imprescindible enfocar el proceso para que resulte exitoso. Aquí damos algunas claves.
Las vacaciones escolares marcan, en cierto modo, el calendario del mundo profesional. O quizás, en realidad, sea el verano el que impone un esperado parón que ansiamos durante meses y se esfuma a una velocidad mucho mayor de la que tarda en llegar.
Sea como sea, septiembre asoma la cabeza. Y eso solo puede significar una cosa: el nuevo curso está a la vuelta de la esquina, lo cual exige planificar los próximos meses si queremos que sean realmente productivos.
Porque, aunque la realidad se terminará imponiendo, hay dos formas de gestionar el tiempo: controlarlo y llevar la iniciativa, o bien dejar que nos controle y tener que ir a rebufo. Sobra decir que el éxito solo nace de la primera opción: quien gestione sus tiempos, será quien gane la partida.
Ahora bien: ¿Cómo podemos hacerlo? Es la pregunta del millón y, vaya por delante, no hay recetas mágicas. Pero sí algunos consejos. Es el momento de tomar nota.
Prioriza
La vuelta de las vacaciones puede traer consigo un compendio de tareas pendientes que se quedaron a medias antes del verano, nuevos proyectos que imponen cierta sensación de urgencia y la vorágine del día a día, que no tardará en hacerse patente. Sin embargo, ni todo es tan urgente ni se puede abarcar un curso complejo en la primera semana de septiembre.
La clave es priorizar, algo que suena sencillo, pero no lo es: hay que buscar qué proyectos y tareas son realmente urgentes o prioritarios y desgranar el resto para repartirlos a lo largo del trimestre, con la vista puesta en final de año como meta. Si intentamos acumular todo en las primeras semanas, el ‘síndrome postvacacional’ será una realidad (y el éxito, una quimera).
Cuida tu tiempo
Tras un mes de parón, la capacidad para gestionar el tiempo puede haberse oxidado. Durante el verano, nuestra gestión del tiempo es más laxa o inexistente, pues no hay tareas concretas ni horarios que cumplir.
La vuelta a la rutina requiere un entrenamiento para recuperar esa capacidad de gestionar el tiempo, y todo entrenamiento debe ser progresivo.
La clave es dividir la jornada en espacios de 30, 60 ó 90 minutos, en progresión, en los que nos enfoquemos en una de las tareas definidas en el primer punto.
Serán clústeres de tiempo sin interrupciones de ninguna clase, tras los cuales nos tomaremos un descanso. La realidad es que esta forma de estructurar la jornada debería mantenerse durante todo el año…
Higiene digital
El gran enemigo del mundo contemporáneo es, paradójicamente, la tecnología, que a su vez es la gran aliada para llegar más lejos. Pero la tecnología no es mala en sí misma, sino algunas de sus aristas, como las notificaciones. Si suena una campana con cada email entrante o cada WhatsApp recibido, la capacidad de atención se esfumará.
En tus clústeres de tiempo, silencia toda notificación para evitar distracciones. Y establece un clúster específico para consultar el correo, los mensajes y las llamadas, como una tarea más en sí misma. De esta forma, estaremos tomando el control.
Por cierto, es de vital importancia saber cuándo ‘cerrar el chiringuito’: a partir de cierta hora, y coincidiendo con el fin de la jornada laboral, no se leerán más correos ni notificaciones. Seguro que pueden esperar a su clúster específico de mañana.
No todo es el tiempo
El tiempo es la unidad de medida de la jornada laboral, pero su combustible es la energía. Si controlamos el tiempo, pero no nuestra energía, nos encontraremos con una jornada muy bien dividida en periodos enfocados a la productividad, pero sin fuerzas para rellenar esos clústeres con actividades realmente productivas. Por eso, la definición de los clústeres de tiempo debe acompañarse de la definición de las tareas que realizaremos en cada uno de ellos (esto resulta obvio).
Pero esa distribución del trabajo no debe basarse exclusivamente en la prioridad temporal de cada tarea, sino que debe alinearse con nuestra capacidad física y mental para cumplir esa tarea.
Si somos más productivos después de comer que a primera hora de la mañana, los clústeres de primera hora de la tarde deberán enfocarse a las tareas más exigentes, y los de la mañana, a las que nos exijan menos energía.
Quizás esto no siempre no entiendan tus responsables directos y a veces ni siquiera será posible por las necesidades del servicio, pero la alternativa será divagar y procrastinar, perdiendo tiempo vital para unas tareas que podrían ejecutarse con mayor calidad si sabemos cuándo es el momento de llevarlas a cabo.
Recalcular
Ninguno de estos consejos es absoluto, porque en el mundo empresarial e innovador eso no existe: manda el día a día; manda la realidad. Por eso, el último consejo es abrirse a la capacidad de recalcular. En todo. Siempre.
Porque la planificación se diseña en base a una información que puede haber cambiado poco después, de manera que el verdadero realismo implica recalcularla para adaptarla a las circunstancias. Y, así, en todas las facetas de nuestra vida: si algo no funciona, es mejor cambiarlo. Porque solo de la evolución viene el avance… que viene a ser lo mismo.
Miguel Ángel Ossorio Vega es redactor jefe de Foro ECOFIN y responsable de contenidos y Comunicación del clúster MAD FinTech.
