En España, la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de empresas hará obligatorio el uso de facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresas y profesionales. Es un proceso inexorable cuyo timing para las grandes empresas es la primavera o, de incumplirse el plazo para publicar el reglamento, el verano de 2024 y, para las demás, un año después. Además, la Ley exige a las grandes empresas una mayor información del pago a proveedores en las cuentas anuales. Ciertamente, estos cambios reclaman una gestión más digital de las facturas de proveedores mediante soluciones basadas en la facturación en la nube e integradas en el ERP. Con ellas, las empresas podrán cumplir con las nuevas exigencias técnicas y de gestión de la Ley. Sin embargo, si amplían la digitalización a todo el ciclo P2P (Procure-to-Pay), conseguirán maximizar el ahorro y la eficiencia del proceso de aprovisionamiento, mejorando así su posición competitiva.
Antes que nada, será útil esbozar el modelo de funcionamiento previsto en el nuevo escenario de facturación obligatoria B2B (Business-to-Business) y los retos de la gestión del ciclo P2P que plantea a la gran empresa, pues se entenderá mejor por qué es clave adoptar una solución de facturación en la nube.
En la consulta pública sobre el reglamento de desarrollo de la Ley, que se publicó el 7 de marzo y concluyó el 22 de marzo, se explica dicho modelo y se recogen las dudas planteadas en varios encuentros empresariales las a Iker Beraza, vocal asesor de la Dirección General de Política Económica del MINECO.
Modelo de funcionamiento de la facturación electrónica obligatoria B2B
La arquitectura de funcionamiento se ha elegido buscando minimizar la interferencia en la operativa de los sectores que ya usan de forma relevante la factura electrónica. De esta forma, se propone un sistema descentralizado e intermediado por una red de plataformas de intercambio de facturas electrónicas, las ya existentes en España con alta capacidad de cobertura y otras futuras. Además, las plataformas no podrán rechazar las peticiones de interconexión de las otras ni cobrar por ello.
Con todo, las soluciones informáticas y las plataformas deberán garantizar básicamente la seguridad de la información y de las transmisiones, y tener capacidad técnica para la autenticación y uso de los diferentes formatos estructurados de factura electrónica que se admitan. Serán formatos basados en estándares internacionales de utilización mayoritaria en España como Facturae, UBL, Cross Industry Invoice, EDIFACT para EDI, etc., sin perjuicio de que se establezca un estándar de referencia para su remisión a las Administraciones Públicas. Las facturas llevarán firma electrónica avanzada para garantizar su origen.
En definitiva, la Ley prevé la estandarización digital del contenido de la factura y una interoperabilidad e interconexión entre plataformas gratuita. De modo que, junto con la libertad de elección de la solución o plataforma por las empresas y profesionales, cada uno podrá escoger una única plataforma (a no ser que quiera utilizar más) para llegar a todos sus clientes y recibir todas las facturas desde las plataformas de sus proveedores. Además, deberá informarse a la contraparte de la fecha de pago efectivo, aunque está pendiente determinar si lo deberá hacer el cliente, el proveedor o ambos. Asimismo, se remitirá a la Administración esta información y otros datos de las facturas para monitorizar los plazos de pago como, por ejemplo, la fecha de operación, sea o no la fecha de la emisión.
Probablemente, las grandes empresas alinearán el cumplimiento de esta obligación no tributaria utilizando las fórmulas actuales del SII. La Ley no toca el funcionamiento de este sistema ni del TicketBAI.
Para facilitar la implementación a pymes y profesionales, la Administración quiere ofrecerles un sistema público alternativo o complementario para el intercambio básico de facturas electrónicas cuya plataforma sirva a la vez para remitir a la Administración la información del pago. En este caso, los emisores o sus plataformas designadas tendrían la obligación de depositarlas en un formato único en la sede de la Agencia Tributaria, que las validaría formalmente y las pondría a disposición de sus destinatarios o sus plataformas. Incluso se piensa en un formulario web para generar las facturas electrónicas de los que emiten pocas al año y ponerlas a disposición de sus clientes y de la Administración.
También se consulta si, de forma transitoria, las pymes y profesionales podrían remitir sus facturas electrónicas directamente a sus clientes sin la intermediación de una plataforma. Asimismo, podrían establecerse para ellos o sectores específicos, periodos transitorios más amplios para informar del estado de pago de la factura.
Retos planteados por la Ley Crea y Crece en la gestión de facturas de proveedores en grandes empresas
