La automatización empresarial es una de las principales prácticas de transformación digital que se han venido implementando no sólo para mejorar de forma significativa los diversos procesos operativos de las organizaciones, sino que además ha ido ocupando un importante rol en el ámbito de la formación de empleados.
De acuerdo con lo expuesto en las Estadísticas de Formación Profesional del Sistema Educativo Edición 2024: “El 76,8 % del alumnado que accede a Grado Superior de FP en el curso 2018-2019 cuatro años después ha titulado en ese grado”.
No obstante, algunos de los programas de estudios de estas formaciones universitarias no se adaptan del todo a las demandas del mercado laboral en el que cada día van ocupando un espacio más notorio las herramientas de inteligencia artificial (IA), en vista de que diversas organizaciones usan softwares SaaS para llevar a cabo una gestión empresarial más eficiente.
6 consejos para implementar la automatización en la formación empresarial
Si bien los empleados de tu empresa pueden disponer de un cúmulo de conocimientos teóricos sobre su profesión, existen circunstancias en las que estos sencillamente no se pueden aplicar en el ámbito laboral como si se tratara de una fórmula infalible, dado que los procesos operativos están cambiando a pasos acelerados.
Así pues, la adopción de herramientas tecnológicas para gestionar la contabilidad; realizar seguimientos de proyectos; mejorar la comunicación organizacional u obtener datos que permitan la optimización de los procesos de toma de decisiones empresariales, amerita que los empleados de la organización sepan utilizar adecuadamente estos softwares.
De tal manera, no contar con una buena formación en materia tecnológica puede convertirse en una barrera para aquellos empleados que no comprenden cómo usar correctamente las herramientas digitales de tu empresa.
A continuación, compartiremos contigo algunos consejos para implementar la automatización empresarial en la formación de empleados de un modo efectivo:
1. Haz un diagnóstico de las habilidades tecnológicas de tus empleados
Antes de determinar de qué manera vas a implementar una automatización empresarial para llevar a cabo procesos de formación tecnológica para tus empleados, es crucial que sepas cuáles son sus conocimientos en este ámbito.
Disponer de un diagnóstico acerca de los conocimientos tecnológicos de los empleados, como, por ejemplo, si saben usar un sistema de facturación con Verifactu, te permitirá elaborar un plan de acción en el que definas los objetivos de aprendizaje que quieres que alcancen estos colaboradores, estableciendo cuáles serán los pasos para conseguirlo.
Algunos aspectos que debes tener en cuenta para hacer un diagnóstico sobre las habilidades tecnológicas de tus empleados son los siguientes:
- Identifica cuáles son las herramientas, plataformas y conocimientos tecnológicos necesarios en cada departamento o cargo laboral.
- Haz encuestas a los colaboradores para saber cuáles son sus niveles de dominio, confianza y experiencia en lo que concierne a las herramientas tecnológicas empleadas en su puesto de trabajo.
- Analiza de qué manera los empleados hacen uso de las herramientas digitales en sus labores diarias, teniendo en cuenta si cometen errores mientras utilizan estos softwares; toman más tiempo del esperado en tareas tecnológicas, además de las soluciones que suelen aplicar para superar obstáculos tecnológicos que se les presenten.
2. Protege la información personal de los empleados
Uno de los aspectos que en lo que debes hacer énfasis cuando vayas a implementar una plataforma de e-learning consiste en la protección de la información personal de los empleados, basándote para ello en normativas como la ley de cookies.
En este sentido, es crucial tener una buena gestión del consentimiento de datos en el sitio web de la plataforma educativa para cumplir a cabalidad con lo estipulado en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europa, así como otras leyes inherentes al manejo de datos.
Algunos aspectos que debes tomar en consideración para proteger la información personal de los empleados son los siguientes:
- Ofrece a los trabajadores formación en ciberseguridad.
- Exige acuerdos de confidencialidad para cualquier persona o proveedor que tenga acceso a la información de los empleados de la empresa.
- Asegúrate de que la plataforma educativa y sus plugins se actualicen de modo regular para protegerla contra vulnerabilidades comunes que puedan llegar a presentarse.
3. Implementa una plataforma de e-learning que fomente el aprendizaje autoguiado
El aprendizaje autoguiado permite que los empleados puedan elegir libremente cuándo hacer las formaciones en materia tecnológica, sin tener la necesidad de disponer de un instructor, en vista de que tienen la facilidad de hacerlo en función de sus ritmos de aprendizaje y la cantidad de horas que decidan dedicar a los cursos.
Sin embargo, para motivar a los colaboradores durante la realización de sus capacitaciones, es necesario la implementación de técnicas y estrategias de aprendizaje innovadoras como la gamificación y asignación de tareas en las que estos puedan poner en práctica sus conocimientos e interiorizar acerca de cómo usar correctamente las herramientas digitales.
Para implementar de manera efectiva una plataforma de e-learning que fomente el aprendizaje autoguiado, es recomendable que lleves a cabo las siguientes acciones:
- Usa el microlearning con vídeos cortos cuyo contenido sea breve y contenga ejemplos prácticos que faciliten la comprensión de cómo emplear las herramientas correctamente.
- Permite que los empleados puedan elegir los cursos en función de sus necesidades de capacitación en materia tecnológica.
- Una vez finalizadas las formaciones que es recomendable que tengan programado un tiempo para su culminación, complementa estos aprendizajes de los empleados con sesiones en vivo en las que puedan aclarar dudas.
4. Simplifica las evaluaciones y certificaciones de los cursos
Una de las acciones para una implementación de la automatización empresarial efectiva en la formación de los empleados de tu empresa consiste en simplificar las evaluaciones y certificaciones de los cursos
Para ello, es importante centrarte en 2 aspectos cruciales que son el diseño de pruebas al final de cada uno de los módulos de los cursos, tales como quizzes breves que se evalúen de manera automática y la generación de certificados digitales de finalización que los empleados puedan descargar en formato PDF una vez que hayan culminado sus cursos.
Algunas recomendaciones para automatizar la generación de los resultados de las evaluaciones y los certificados digitales de finalización son las siguientes:
- Asegúrate de que las evaluaciones sean fáciles de hacer desde cualquier tipo de dispositivo electrónico como smartphone, tableta u ordenador.
- Programa la obtención de reportes en tiempo real en los que se exponga información detallada en torno al desenvolvimiento de los empleados durante la realización de la formación.
- Proporciona retroalimentación con comentarios estándar acerca del desempeño que han tenido los colaboradores en las evaluaciones.
5. Recopila información acerca del impacto de las formaciones
Una de las maneras en las que puedes implementar la automatización y digitalización de las formaciones para empleados y tener una mejora constante en estos procesos es realizando encuestas a estos colaboradores para indagar acerca del impacto que tuvieron los cursos que hicieron.
De igual forma, para evaluar el nivel de efectividad de estas capacitaciones, puedes basarte en métricas como tasas de finalización, puntajes y niveles de satisfacción en los colaboradores, lo que te permitirá optimizar los programas de aprendizaje e implementar las mejoras que se consideren necesarias.
Para realizar un proceso de recopilación de información acerca del impacto de las formaciones, ten en cuenta las siguientes claves:
- Compara los resultados obtenidos para identificar las habilidades tecnológicas adquiridas por los empleados, así como áreas de mejora en los cursos.
- Calcula el impacto financiero de las formaciones, tomando en cuenta factores como la productividad, reducción de errores, entre otros.
- Revisa las evaluaciones de desempeño de los trabajadores para determinar si estos han mejorado en áreas relacionadas con las formaciones realizadas.
6. Asegura la escalabilidad de la plataforma de aprendizaje virtual
Uno de los aspectos a tener en cuenta cuando vayas a implementar una automatización de procesos de formación consiste en asegurar la escalabilidad de la plataforma de aprendizaje virtual, es decir, que esta pueda manejar un número creciente de empleados sin perder eficiencia.
De esta forma podrás garantizar una experiencia fluida, además de satisfacer demandas actuales y futuras de tu empresa en lo que se refiere a las capacitaciones que ofrece.
Si quieres garantizar que tu plataforma de e-learning sea escalable, pon en práctica los siguientes consejos:
- Divide la plataforma en componentes independientes, tales como contenidos, gestión de usuarios, evaluaciones, de manera que sea más sencilla su actualización y escalado.
- Configura la infraestructura para aumentar o disminuir automáticamente su capacidad en función del tráfico.
- Escala de manera gradual según el crecimiento real de los usuarios, evitando hacer inversiones innecesarias y haz copias de seguridad de forma regular para mantener respaldada la información de la plataforma.
La formación tecnológica automatizada fortalecerá la formación tecnológica de tu empresa
La automatización empresarial para ofrecer formaciones en materia tecnológica a empleados es una práctica mediante la que tu organización podrá experimentar una transformación digital sólida en vista de que los colaboradores estarán en capacidad de utilizar de forma óptima las herramientas digitales que se demandan en sus puestos de trabajo.
Por lo tanto, es crucial que tu empresa disponga de una plataforma de e-learning que sea escalable y cuente con cursos elaborados para facilitar la comprensión del funcionamiento de los softwares y demás tecnologías utilizadas, motivando a los empleados a culminar exitosamente estas formaciones.
De esta forma, estos trabajadores contarán con las habilidades necesarias para usar eficazmente las tecnologías según los diversos objetivos de aprendizaje estipulados, lo que beneficiará a la empresa porque tendrá una mejor productividad y rentabilidad.
Biografía de la autora
Maryfel Alvarado (LinkedIn) es licenciada en Letras por la Universidad del Zulia (LUZ) de Venezuela y tiene más de 5 años de experiencia en la edición y redacción de artículos sobre educación, lingüística aplicada y marketing, entre otras temáticas. Es autora del libro de poesía Teoremas del fuego (2018) y fue nombrada Embajador del idioma español de su país en el mundo por la Fundación César Egido Serrano y el Museo de la Palabra de España.
