El método para ser más productivo

Más cosas en menos tiempo. Es el sueño de cualquier directivo. No sólo es ser económicamente más rentable, sino eficientemente más productivo. Y si puede ser, con un menor coste personal. ¿Es posible? Pues creemos que sí y aportamos algunas directrices para que cada uno conforme su método personal.

Durante décadas el Management se ha preocupado por la productividad como concepto general de una organización, o en particular de una línea de producción de un producto determinado, así como también de un departamento específico. Pero este tipo de productividad siempre está asociado a la estructura de costes y la incidencia de éstos en la cuenta de explotación y la determinación del margen operativo de beneficios.

Pero en los últimos veinte años, coincidiendo con la revolución más o menos lenta pero profunda de la gestión de los Recursos Humanos, la productividad ya adquiere otras implicaciones. No es que anula el concepto financiero y económico, sino que lo amplía al tener importancia cómo se organizan los equipos, el tipo de relaciones interpersonales entre sus miembros y con el resto de departamentos, el nivel de cohesión entre todas las personas, el grado de satisfacción de los empleados con la organización y consecuentemente el compromiso de éstos con la dirección. La cuestión es, qué cosas se deben de tener en cuenta a la hora de buscar caminos para que el personal, mandos intermedios e incluso directivos, sean más productivos y que repercuta positivamente tanto en su desarrollo de carrera profesional y personal como en la eficiencia operativa global de la compañía.

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Por ello, ya no nos va a preocupar tanto el análisis de productividad anual o semestral en función de las cifras que compongan costes e ingresos, sino importará mucho más el día a día en cuanto a cómo se siente cada persona en la organización. Si está bien focalizada en lo que está haciendo y además con la seguridad de que lo está haciendo bien.

¿Por qué la disciplina, la responsabilidad, la focalización y el aprendizaje se convierten en piezas claves en la consecución de los objetivos?

Porque la medida de la productividad desde la óptica que la analizamos hoy, podríamos decir que es de tipo cuántico; o sea, pequeños pasos que por hora y por tareas y responsabilidades, asumimos en estas fracciones de tiempo que a lo largo de una jornada nos permita cumplir con la agenda y de manera apropiada.

Para ello hay que tener muy en cuenta lo que llamamos “la rutina de la mañana”.

Nada al azar

Un punto de partida es el seguimiento que hacemos de manera ordenada, ya que la consigan es que nada sucede a menos que hagamos que suceda. Cuánto menos cosas dejemos libradas al azar mejor nos irá. No implica que no se produzcan imprevistos, porque siempre los hay; pero el estar muy centrados en las acciones que hacemos, planes que diseñamos, decisiones que tomamos, etc., nos mantendrán en modo supervisión y control en todo momento.

Tener este conocimiento al detalle de todo lo que se está haciendo y bajo control, nos permite adaptar las cosas y procedimientos a nuestras conveniencias: primero las de la organización; en segundo lugar, los requerimientos y exigencias de los equipos; finalmente cubrir el interés personal de cada uno de los miembros. La posición de la más moderna doctrina del liderazgo, rechaza este ordenamiento porque sostiene que las personas son siempre las que deben ser consideradas en primer lugar. Las organizaciones multinacionales más importantes están muy consubstanciadas con esta posición, que ampliamente suscribimos.

De esta manera se maximizan al igual que con los criterios convencionales de la estructura de costes e ingresos referida más arriba, cuestiones más intangibles pero que son esenciales en el proceso del moderno Management, tales como capitalizar las experiencias y conocimientos.

Estar centrado es la clave

Las investigaciones de los últimos años en materia de productividad y niveles de satisfacción del personal tienen comunes denominadores tales como que cuando se está muy concentrado e incluso tenso sobre las tareas que una persona realiza, se puede trabajar mucho más duro pero además se hace mejor que si no se tuviese ese nivel de estrés positivo de concentración.

Esto se traduce en ámbito de los equipos, en compartir con el líder nuevas ideas y convertirlas en actividades productivas, lo que pude corresponder por ejemplo a una nueva campaña publicitaria, sobre la cual todos y cada uno de los miembros tienen motivos para compartir y estar satisfechos por cómo se están haciendo las cosas. Este tipo de sinergias y relaciones producen y condicionan un ámbito óptimo para la productividad, convirtiéndola ésta en un flujo que facilita un estado de satisfacción y felicidad de las personas, dónde las distracciones desaparecen.

Pensamientos que desbordan

La persona promedio tiene 70.000 pensamientos al día, de manera tal que si no se aprende a organizarse, este volumen de actividad mental tiene el potencial de causar estragos en su productividad.

En un estudio reciente llevado a cabo por el “National Institute on Aging” (Instituto Nacional sobre el Eenvejecimiento) en los Estados Unidos, se encontró que permitir que la mente esté desorganizada no sólo le hace sentir mal a la persona, sino que también es realmente malo para la salud. Una mente desorganizada conduce a elevado nivel de estrés (el estrés negativo) lo que lleva a la persona a hacerse con el mal hábito de la negatividad crónica, así como el no menos importante factor de impulsividad. El comportamiento de las personas y las reacciones que su conducta produce.

La investigación demuestra que las personas que trabajan en un ambiente laboral en el cual fluyen la comunicación y las buenas relaciones interpersonales, son cinco veces más productivas que en cualquier otro tipo de situación. De ahí que es importante imponerse cada persona su cuota de reto sobre las tareas y responsabilidades que tiene asignadas, así como las que pretende abarcar. Siempre se debe mostrar una capacidad constante de mejora.

Control de las emociones

No menos importante es el control de las emociones cada día. Si bien es imposible controlar la forma en que las cosas nos hacen sentir, sí se puede tener un mayor o menor control sobre cómo reaccionamos ante las diferentes emociones.

Los estudios han demostrado que se necesitan cinco a veinte minutos antes de que la gente empiece a centrarse bien en las tareas o para abordar una nueva tarea que tenía aparcada. Si a esto se le suma una discusión con un compañero o un punto de vista diferente con el jefe de equipo que genera un estrés negativo, cuánto mejor capacidad de gestionar las reacciones a sus emociones mejor le irá, tanto para que una discusión no acabe en un problema personal que afecte de manera permanente la relación entre dos o más personas o peor aún, que se desate un conflicto.

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Si en cambio puede obligarse a persistir en la tarea que tiene entre manos durante al menos veinte minutos a pesar de las distracciones, las posibilidades son mucho más altas para que se sea capaz de mantener un grado de concentración adecuado, al mismo tiempo que mantener una buena focalización de las cosas. Desde ya que también haciendo lo posible por contener emociones que no es bueno sacar a relucir, o que correspondería tener un sentido de oportunidad para tratar la cuestión que preocupa a una persona en otro momento. Buscar circunstancias y tiempo adecuados es ayudar a una mejor reacción de las emociones de las personas involucradas.

La batalla de la distracción

En aras de perfeccionar esta productividad personal, toda persona  en su puesto de trabajo debe luchar contra la distracción y no desaprovechar ninguna oportunidad porque un día que nos vence la batalla el estar descentrados, no sólo es un día perdido sino que pude tener consecuencias en las tareas de toda la semana o incluso el mes. Pero peor aún, habernos dejado vencer por el mal hábito de decir “ya mañana lo arreglaré”. Los líderes saben que una lucha diaria para mantener los niveles de productividad es conservar la buena focalización en el mismo nivel que la satisfacción y compromiso personal. De esta forma, se centran en lo que importa y pueden terminar lo que empiezan.

La naturaleza humana es resistirse con mayor o menor intensidad a cumplir con nuestras obligaciones. A veces, en las tareas diarias, algunas de ellas se tratan de diferir para otro momento. Pero esto es algo que ocurre queramos o no, con cierta frecuencia. En esto influye el cansancio físico y mental, que por más que esa persona siempre tiene un alto grado de predisposición para hacer las cosas muy bien, su estrés le está pasando factura y el agotamiento le hace ver todo su entorno de manera negativa. Se pierde esa buena focalización a la que aludíamos. Esto puede conducir a una situación en la que por más que una persona esté esforzándose, inevitablemente habrá algunos períodos de tiempo en los que no esté sintiendo que a pesar de hacerlo todo bien, tiene la sensación de que está perdiendo el tiempo o de que algo va mal.

Es en estas circunstancias cuando el líder con experiencia ayuda a formar a sus equipos, explicándoles algo tan sencillo como revisar la visión que están teniendo sobre los proyectos en los que trabajan, los objetivos que creen tiene la organización, etc., de manera tal de que puedan encajar su visión particular en otra de mayor alcance que abarque el entorno, qué papel juega la empresa y evidentemente, cuál es el rol que le corresponde en estas reglas de juego. Qué impacto tiene en su vida y cómo puede hacer para mejorarlo. Insistirá el líder en eliminar factores de distracción que perturban a esa persona.

Por ello en liderazgo existe una especie de sentencia en materia de decisiones que dice “para ser exitoso se debe decidir qué es lo que no debe hacerse”.

Artículo coordinado por José Luis Zunni director de ecofin.es en colaboración con Salvador Molina presidente de ECOFIN, Javier Espina Hellín miembro de ECOFIN Business Schools Group, y Ximo Salas, miembro del ECOFIN Management & Leadership de ECOFIN. 

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