La mejora de la función financiera y de tesorería mediante un sistema de gestión

¡Es hora de cambios! Tiempos de crisis son tiempos de búsqueda de la eficiencia. Y el Departamento Financiero de la empresa debe aprovechar el momento para centrarse en la gestión del capital y acometer una máxima integración y securización de procesos y una centralización y desmaterialización de los intercambios entre la empresa y sus socios externos (clientes, proveedores, bancos, filiales, etc.).

Teresa Núñez – Directora Sage XRT

Las empresas apuestan por sistemas que permitan una innovación tecnológica que evolucione de acuerdo con sus necesidades futuras, pero sin que ello suponga un cambio radical, y al mismo tiempo que resulten sencillos y fáciles de implementar, de manera que los usuarios puedan incrementar su productividad adaptándose de una manera gradual a los cambios que supone la incorporación de estos nuevos sistemas  y que sean utilizados de manera eficaz.

Es una tendencia generalizada la necesidad de demostrar que las inversiones realizadas en esta materia contribuyen a mejorar el rendimiento, la productividad y la competitividad de la empresa y que se alinean con la estrategia de negocio de la misma.

El departamento financiero requiere de aplicaciones de alta complejidad y velocidad, ya que su negocio radica en la operación de la información para una adecuada toma de decisiones. Ello es, requiere de soluciones innovadoras y fiables para hacer frente a un mercado en continua evolución.

El departamento de sistemas incide sobre la estandarización tecnológica para permitir una óptima integración de todos los sistemas de la empresa, aunque sin olvidar las razones de racionalización de costes.

Un sistema eficaz de gestión financiera se convierte en el punto principal de toda la información financiera que circula por la empresa. Reúne y consolida dicha información y la distribuye entre los usuarios – tanto personas como sistemas – que la necesiten.

Esto significa no solamente reunir información compresiva y entregarla, sino también dirigirla en el “formato” adecuado a la persona indicada que necesita dicha información en el momento preciso para realizar su tarea, conservando una traza completa de la situación.

Ofrece una mayor accesibilidad y una mayor seguridad. Todos los componentes del Departamento Financiero podrán acceder a la cadena de gestión de flujos. Sin embargo, cada persona solo tendrá acceso a un número limitado de funciones en las que podrá ver los datos que necesita conocer y realizar las tareas para las que está autorizado. En cambio, el Director Financiero como administrador principal puede gestionar un amplio número de procesos, y utilizar las oportunidades de comunicación, por ejemplo, para generar informes que le ayuden a ajustar los resultados y a encontrar la mejor manera para gestionar los fondos de maniobra.

El aprovechamiento de las nuevas tecnologías en el Departamento Financiero debe redundar en una mejora de gestión del Working Capital: el establecimiento de la posición bancaria y la gestión del cash pooling se ve enormemente facilitada mediante el acceso en tiempo real a los sistemas bancarios y a la información financiera.

La automatización de la gestión de tesorería da lugar a la generación de un workflow financiero colaborativo en la empresa mediante la integración en tiempo real de los procesos financieros y de las relaciones con los otros departamentos de la empresa, a la simplificación de las relaciones entre cliente y proveedor, a la disminución de los riesgos de gestión y la reducción de los costes de las transacciones.

Un sistema de gestión de tesorería permite los siguientes objetivos:

–         La gestión centralizada de tesorería de la posición del grupo

–         La optimización  de la tesorería

–         El control de condiciones bancarias

–         El reporting diario de posición

–         El presupuesto de cash-flow

–         La automatización de tareas administrativas y en proceso para la eliminación del papel (extractos)

–         La transmisión automática de ficheros de cobros y pagos a los bancos

Un ejemplo real: integración de la gestión de tesorería en Mutua Madrileña

En un entorno como el actual, en el que la crisis y la volatilidad en los tipos de interés suponen un reto para todas las compañías, Mutua Madrileña ha optado por la implantación de la solución de Tesorería Sage XRT, a través de los módulos Communication, Cash, Liquidity y Payment. Sus objetivos: trabajar con grandes volúmenes de información y tener la posibilidad de analizarla en profundidad para mejorar la toma de decisiones.

Sus cifras clave muestran la ingente cantidad de información que manejan cada día: cerca de 2.000 empleados, más de 2,4 millones de asegurados, un beneficio neto de 158,6millones de euros en 2009,  y144.668 pólizas nuevas en el mismo periodo. Además su actividad es tan variada que incluye áreas como automóviles, motos, vida, salud, defensa jurídica, hogar, decesos, asistencia, subsidio, accidentes, fondos de inversión y planes de pensiones.

La adquisición y constitución de nuevas sociedades en 2007 generó un gran incremento del volumen de la actividad  en Mutua Madrileña, lo que, junto con un mercado altamente inestable y con unos tipos de interés muy volátiles, provocó que, de manera natural, se crease en ese año el área de Tesorería del Grupo Mutua dentro de la Dirección de Administración y Finanzas.

Agustín Ferrero, responsable de Tesorería y Administración de Inversiones de la compañía, destacaba en los primeros pasos de búsqueda de una solución que precisaban “una herramienta que optimizase la gestión de Tesorería permitiendo el análisis y tratamiento administrativo de un gran volumen de información”.

Así fue como comenzó un proceso de selección del software que más se ajustase a sus necesidades, adquiriendo Sage XRT e implantando la herramienta en julio de 2009. Ferrero considera que es “la aplicación de referencia dentro del cash management”.

Concretamente, la compañía decidió adquirir los módulos Communication, que ofrece un control de la gestión de los intercambios con los terceros bancarios mediante transmisiones fáciles e intuitivas; Cash, un módulo que ofrece una visión global de la tesorería combinada con la funcionalidad de una herramienta de ayuda en la toma de decisiones; Liquidity para la gestión del presupuesto anual de tesorería; y Payment, para la generación y tratamiento de remesas de cobros y pagos.

El responsable de tesorería apunta que con estos módulos cubren todo el proceso de gestión de tesorería básico “pues contamos con la comunicación de los movimientos normalizados del banco, el control de los saldos y los presupuestos de tesorería, así como la opción degeneración de ficheros de pago al banco”.

El proceso de implantación

La implantación de Sage XRT tuvo una duración de dos meses (julio a septiembre de 2009) con la integración de los módulos de Comunicación y Cash parametrizados para adaptarse a las características y condiciones específicas de Mutua Madrileña.

Posteriormente, entre diciembre de 2009 y abril de 2010, la compañía decidió implantar y parametrizar, en dos fases individuales de varios días, los módulos de Pagos y Presupuestos para tener así Sage XRT de modo completo y utilizarlo como herramienta global de tesorería en la compañía.

Todo el proceso fue llevado a cabo sin necesidad de contar con integradores o consultores externos. La implantación la llevó a cabo consultores de Sage en colaboración con personal interno de Mutua Madrileña tanto del área de Administración y Finanzas como del área de Sistemas.

Alrededor de 15 usuarios del Departamento de Administración y Finanzas del Grupo Mutua utilizan diariamente Sage XRT.

Los beneficios que ha obtenido Mutua Madrileña con esta integración ha sido “una gestión centralizada y la optimización de la tesorería, el control de las condiciones bancarias, un reporting diario de posición, presupuesto de cash-flow, automatización de tareas administrativas y un proceso para la eliminación del papel (extractos), posibilidad de transmisión automática de ficheros y la conciliación automática”, destaca Agustín Ferrero.

La implantación de Sage XRT en 2009 supuso para este gigante de los seguros en España un gran avance en la gestión y control de la Tesorería, optimizando las posiciones de tesorería disponibles y logrando unos mayores niveles de eficiencia en las tareas asociadas a esta área dentro del Departamento de Administración y Finanzas. Y tras un rodaje de más de un año, se plantean continuar implantando nuevos módulos o soluciones que les faciliten aún más su labor diaria.

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