Ufff!!! Otra vez reunión de departamento!!

Reuniones

La mitad del tiempo empleado en las miles de reuniones de trabajo que están programadas cada día en todas las empresas, se puede considerar un auténtico “desperdicio” del tiempo, que por cierto, es el bien más escaso y preciado que tenemos. Pero la buena noticia, es que Ud. puede cambiar, si se lo propone, esa tendencia natural que tenemos de hacer reuniones que no sirven para nada, que se convierten en una tremenda pérdida para las empresas de todos los tamaños en todas las industrias.

Lo que nos sucede a todos (o casi todos), es que el ritmo al que nos movemos no nos permite siquiera pensar si estamos haciendo bien las cosas, tanto en nuestra planificación de qué reuniones hay que tener y cuáles hay que o descartar o diferir. El primer paso es aprender a identificar por qué las reuniones de nuestra empresa no están dando los resultados que debieran, al menos en cuanto a evidente pérdidas de tiempo, falta de fijación de objetivos, no tener programadas ni preparadas dichos encuentros y un largo etcétera.

1º) Preparar la reunión como si fuera una clase

Nada es peor que una reunión donde nadie se prepara y todo el mundo improvisa. El resultado es uno solo: se va a prolongar mucho más de lo que hubiera sido si la gente la hubiese preparado. Si Ud. es el líder, no dude en “llamar la atención” a la persona o personas que podrían haber ido al café de la esquina y aprovechar el tiempo en ocio y descanso, en vez de no aportar nada o peor aún, ser un estorbo para el desenvolvimiento de la misma.

He visto despropósitos de todo tipo en mi vida profesional, pero como el de hacer una reunión para preparar una serie de reuniones futuras, es un uso muy improductivo de tiempo para los que asisten. Evitar estos lapsus.

2º) ¿Para qué nos hemos reunido?

Algunas reuniones son tan poco estructuradas que nada se logra y nadie se acuerda minutos después de realizada, de todos y cada uno de las cuestiones tratadas, especialmente, si no había un orden del día y respetados escrupulosamente todos los temas que se suponía había que tratar.

3º) Reuniones: un mal necesario

Muy a menudo las reuniones se perciben como un mal necesario de hacer negocios (con personas externas a la organización) o para tomar decisiones e implementar determinadas acciones (con personas de la organización). Al final de una reunión, observamos que la gente sale rápidamente hacia sus puestos de trabajo porque tienen muchas cosas que hacer, pero no faltan los comentarios en voz baja y disimulados entre los asistentes, cuando salen de la sala de reuniones diciendo cosas tales como “esto fue una pérdida de tiempo” o “pensé que nunca iba a terminar.” Digamos, que lo que queda claro, es que estas personas seguro no han estado demasiado atentas a lo que allí se discutía y menos aún, haciendo propuestas sobre cómo encarar determinados problemas. Una apreciación como la referida a la salida de una reunión, implica un fracaso de ésta, una desmotivación de la gente, y realmente un problema para cualquier otra reunión que se necesite convocar.

4º) Extraer todo el zumo

Tal vez se haya estado haciendo todo lo correcto, en cuanto al propósito de la reunión, los contenidos, la planificación de la misma en cuanto a coordinar las agendas de los asistentes de diferentes departamentos por cuestión de viajes, etc., pero Ud. como líder todavía encuentra su personal bastante “desprotegido” para sacarle partido a estos encuentros.

Pero hay algunas reglas que pueden aplicarse para no dejar a nadie con esa sensación de que el tiempo invertido en la reunión no fue tan malo después de todo. De ahí que es conveniente que el líder, explique algunas de estas estrategias al personal, con la finalidad de ayudarles a comprender el alcance, e incluso motivarles para preparar mejor otras reuniones que tendrán que tener a breve plazo.

5º) Reuniones largas: ¡mal asunto!

No hay que dejar que los encuentros se prolonguen más allá de lo razonable. ¿Y qué es razonable? Una hora…o dos quizás. No es cuestión de tiempo, sino de objetivos y prioridades. Por ejemplo, algunas organizaciones norteamericanas del sector NT’s, han incorporado ya en los últimos años, la realización de reuniones a veces diarias, otras semanales, de una duración de no más de quince minutos y estando todo el personal de pie, en el hall central de la empresa. El propósito es que hay que centrar muchísimo el tema o las cuestiones a tratar, y disponerse a iniciar cada uno de los presentes su jornada de trabajo.

La productividad no será la que la empresa busque y los objetivos no se podrán cumplir solamente por calentar silla.

6º) Sintetizar conclusiones

Tenemos el “mal hábito” de no hacer síntesis de las reuniones, pero no me refiero a posteriori enviando un mail con los puntos tratados. ¡NO! Me refiero, a que hay que dedicar dos minutos finales como mucho, a hacer una síntesis de lo tratado. Una descripción de los puntos a los fines meramente enunciativos. Para que no se olvide qué se trato y por qué.

Una buena medida para esto, es la planificación ex –ante, por la cual el líder puede animar las personas que van a participar, a que le envíen un mail con sus ideas para tener en cuenta no sólo en el orden del día, sino para poder ver cuál es el nivel de preocupación de la gente, en dónde están los problemas que la empresa debe resolver, etc. Además, ayuda a ser eficaces en la gestión del tiempo de la reunión. No estar más minutos de los necesarios.

7º) Actitud positiva y reconocimiento a los aportes

Al final de cada reunión, destacar las contribuciones positivas que su equipo ha realizado. Que todo el mundo se sienta bien al darse cuenta cada persona, cuál ha sido su aporte tanto para la reunión en concreto, como para algo que a partir de ese momento, beneficiará a la empresa en general.

Este reconocimiento hacia una o más personas, eleva el nivel de compromiso de la gente con la organización y a su vez obliga a la dirección, a la reciprocidad en el compromiso con su personal. Los beneficios también deben de alguna manera llegar a la gente. No es cuestión de socializar las pérdidas (las cosas que no han salido bien) y dejar sólo las ganancias (los méritos) a la dirección. Este es una forma de hacer “contra liderazgo” y antes o después, es un factor negativo y de desmotivación de la gente.

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