Plan de Contingencia para la SEPA: ¡más tiempo para cumplir mejor!

Han pasado casi quince años desde la Agenda de Lisboa y la introducción del Euro en 1999 – una divisa europea que revolucionaría el uso y movimiento del dinero en la Unión Europea (UE) – y estamos acercándonos a la fecha límite para el cumplimiento con la extensión lógica de pagos del Euro, concretamente la SEPA (Área Única de Pagos en Euros).

Esta legislación, que entrará en vigor el 1 de febrero de 2014, creará un panorama de pagos unificados en la UE, con pagos más rápidos y eficientes tanto a nivel doméstico como transfronterizos, reduciendo a la vez los costes que las empresas tienen que pagar cada año en el continente debido a pagos fallidos, retrasados e incorrectos.

Sin embargo, a pesar de las repetidas advertencias procedentes de una multitud de instituciones y organismos gubernamentales responsables de la implementación de la SEPA en la Eurozona – sin mencionar el trabajo realizado por los bancos y otros organismos de pagos – muchas empresas no han hecho caso de la advertencia y han dejado para el último momento la migración y cumplimiento.

Jonathan Williams, Director de Desarrollo Estratégico de Experian

Jonathan Williams, Director de Desarrollo Estratégico de Experian

Algunas de estas empresas han asumido que la SEPA podía retrasarse o anularse, o que la fecha límite se ampliaría, pero el único organismo responsable de tomar esta decisión – la Comisión Europea – nunca ha dado indicio de que esto iba a pasar y aquellos que hayan confiado en que se iba a producir este cambio, se equivocaron. La SEPA es una realidad y ya se vislumbra en el horizonte.

Por lo tanto, ¿qué opciones tienen aquellas empresas que no hayan empezado el viaje hacia el cumplimiento? El no cumplimiento no es una opción – la SEPA es un requisito legal establecido por la ley europea y los sistemas de pagos heredados, tales como las cámaras de compensación nacionales, que hasta la fecha han respaldado las transacciones serán cerradas. Por consiguiente, ignorar la fecha límite no es una opción.

La transición, dependiendo de la escala de los requisitos de pagos de la empresa, puede necesitar de seis a doce meses. A solo tres meses de la fecha límite, una solución puente es por lo tanto fundamental para cualquier empresa que no cumplirá con la fecha límite.

Afortunadamente para las empresas que se encuentran en esta situación, existen opciones de contingencia que comprarán tiempo para que la empresa emprenda las comprobaciones y validaciones requeridas para el total cumplimiento. A primera vista, el uso de un servicio de contingencia o de conversión parece una excelente opción para “salir de la cárcel gratuitamente”, sin embargo el cumplimiento logrado de esta manera no se hace sin complicaciones ni implicaciones.

En primer lugar habrá que recurrir al o los bancos de la empresa: muchos de los principales bancos corporativos ofrecen u ofrecerán servicios de contingencia. Sin embargo el suministro de servicios por parte de los bancos no es uniforme, y de hecho algunos y más específicamente el Deutsche Bank, han tomado la decisión de no ofrecer ninguna solución. Es duro imaginar que un banco pueda dejar en el dique seco a sus clientes, sin embargo no ofrecen estos servicios ellos mismos, su estrategia es la de dirigir a sus clientes hacia soluciones comerciales y por supuesto, esto conlleva una serie de costes.

Cuando los bancos ofrecen servicios de contingencia, hay que tomar en cuenta importantes problemas. La Regulación SEPA 260/2012, y la interpretación por la comunidad bancaria, dice que un banco que ofrece dicho servicio tiene que realizar la conversión independientemente de la iniciación del pago y fuera de cualquier acuerdo de servicios de pago. Todavía no está claro cómo interpretan los bancos esto, y así  no se puede ofrecer una conversión transparente al servicio de pago. Por lo tanto, emplear servicios de contingencia de un banco añadirá otro paso más al proceso de pago, alargando el ciclo de pago y potencialmente, esto puede tener un impacto en el flujo de caja.

Aparte de los bancos, los proveedores de TI están ofreciendo soluciones de contingencia y también soluciones de gestión de mandatos para débito directo; estas soluciones deberían permitir a las empresas cumplir a tiempo. Al igual que con las soluciones ofrecidas por bancos, el uso de estos servicios añadirá un paso al proceso de pagos y siendo un servicio comercial tendrá un coste.

Ya sea utilizando los servicios de conversión de un banco o de un proveedor de TI, hay que tener en cuenta que todos los servicios de conversión a la SEPA no son necesariamente los mismos. El alcance de las soluciones disponibles puede ser variable y es vital entender exactamente qué ofrece el servicio de conversión y por supuesto, qué tienen que suministrar las empresas para utilizar el servicio de forma efectiva. Esto es particularmente relevante a la hora de tomar en consideración el problema de los datos de cuentas bancarias. El estándar para la SEPA obliga a usar el IBAN (Código Internacional de Cuenta Bancaria) además, cuando es relevante, del BIC (Código de Identificación Bancaria). Aunque los servicios de conversión deberían estar preparados para convertir el fichero al estándar XML ISO20022, hay que establecer si el proveedor puede aceptar datos por parte de las empresas en formato BBAN (Número de Cuenta Bancaria Básico) o si se espera que las empresas tengan ya datos en formato IBAN.

Desafortunadamente, los problemas pueden ocurrir si los IBANs suministrados son inválidos. Los fallos en los pagos ocurrirán cuando se utilicen los datos erróneos porque los sistemas SEPA no tienen la capacidad de procesar los pagos que incluyen datos incorrectos al contrario de los sistemas domésticos que sí lo pueden hacer. Si los datos no se validan cuando una contingencia está implementada, se transferirán automáticamente detalles incorrectos al sistema de contingencia y no se moverán hasta que se rectifique el error. Teniendo esto en mente, la SEPA debería considerarse como una oportunidad para asegurarse de que los datos de pago están en orden y se mantienen así.

Los datos pueden ser erróneos debido a una serie de razones incluyendo errores causados por clientes o fallos técnicos. Sin embargo, en un entorno SEPA, las empresas tienen que aceptar la responsabilidad  de asegurar que los datos están comprobados y corregidos cuando es necesario ya que los riesgos asociados a pagos fallidos recaerán en la empresa. Son los proveedores de servicios de pago los que tienen que decidir cómo tratar los datos incorrectos, pero no tienen que aceptar la responsabilidad de corregir los problemas que puedan ocurrir. Algunos lo rechazarán inmediatamente y otros procesarán la información y esperarán a que falle, pero cualquiera que sea la opción adoptada, el mejor método para las empresas es de lejos, identificar los problemas antes de que ocurran y creen excepciones de pago.

Una empresa tiene que asegurarse de que los datos de cuentas bancarias que están en su poder son correctos y en el formato correcto. Esto se puede realizar utilizando un servicio específico para validar y convertir los datos de cuentas bancarias o asegurándose de que la solución de contingencia elegida incluye una robusta y profunda validación de cuenta bancaria. Trabajar con especialistas de la industria establecidos es clave para asegurar que los planes de contingencia son tan robustos como tienen que serlo – no todos los planes son los mismos, y no todos los proveedores de dichos servicios son los mismos. Si una empresa no quiere añadir más problemas al tema del cumplimiento, tienen que elegir al socio adecuado.

Una vez que todos los datos hayan sido corregidos, es importante conservarlos así. Una limpieza regular asegurará el cumplimiento con la SEPA a largo plazo y evitará la necesidad de volver a realizar una migración masiva de datos en el futuro. Se puede establecer un proceso de prueba de datos para comprobar los datos de pago de forma periódica, de esta manera, a medida que cierren sucursales, se fusionen bancos y se transfieran cuentas, la información se mantendrá actualizada y las consecuencias del no cumplimiento podrán evitarse.

Todas las partes interesadas de la empresa que juegan un papel en el proceso de cumplimiento con la SEPA – el CIO, Directores Financieros, el Comité de Dirección, así como Recursos Humanos y las Divisiones de Marketing – tienen que gestionar el proceso de contingencia; se trata realmente de una legislación que toca todos los aspectos de la empresa si se administra de forma incorrecta. Sin embargo, si se administra adecuadamente, la SEPA dejará un modelo de pagos simplificado durante décadas en la Eurozona (y más allá).

Los planes de contingencia son una realidad a la que muchas empresas van a tener que enfrentarse – ya no pueden confiar en que la SEPA se retrase o que la fecha límite para el cumplimiento se amplíe; para empezar, esto era una expectativa engañosa. Iniciar un plan provisional es un parche a corto plazo para satisfacer una necesidad a corto plazo.

Los costes y el alargamiento del ciclo de pagos comprados mediante el uso de una solución de contingencia significan que cuanto menos tiempo tenga una empresa que tratar el problema de esta manera, mejor. La fecha límite para empezar la migración para llegar al 1 de febrero de 2014 para el cumplimiento ya ha pasado – no tiene sentido decir otra cosa. Lo que las empresas tienen que hacer es prepararse para paliar la deficiencia que han causado ignorando las advertencias desde que la SEPA fuera anunciada hace una década. Los planes de contingencia son la única solución que ahora se les brinda.

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