10 recetas para ganar tiempo

Artículo realizado por: Salvador Molina, presidente de ECOFIN, José Luis Zunni, director de ecofin.es, Eduardo Rebollada Casado, miembro del blog de Management & Leadership de ECOFIN.

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El buen propósito de todo uno de enero se trunca por falta de tiempo. Cada año nos prometemos ser más productivos. La pregunta es: ¿por qué a veces nos resulta tan difícil hacer más cosas de las que hacemos?, ¿existen trucos para vencer al Tiempo?

Lo peor que se puede hacer es confundir ocupación con producción. Esta confusión puede hacernos caer en una trampa: creer que cuando uno está ocupado, realizando todas las tareas que tenía previstas, está encaminado a conseguir sus metas. Sin embargo, es posible trabajar un número ingente de horas sin hacer realmente mucho progreso. Por desgracia, estar ocupado es mucho más fácil que ser productivo. Y esta es la situación que debemos evitar.

Por tanto, vamos a considerar algunos consejos que aseguren que los esfuerzos realizados van a ayudar a conseguir los objetivos marcados.

1º) Tener perfecta consciencia de dónde estamos y a dónde queremos ir
Es frecuente que en el día a día, con las incidencias que van sucediéndose por horas en las organizaciones, se nos presenten situaciones de la más diversa índole: la gran mayoría de ellas serán operativas, que forman parte de la rutina y que no deberían presentar problemas; otras vienen con una carga de posibles conflictos si no se resuelven rápidamente; en todo caso, las decenas de acciones diarias no están reflejadas en ningún plan.

¿Por qué? Por una sencilla razón: porque en los planes estratégicos no es necesario mostrar hasta el mínimo detalle que conforman la cantidad de cosas que hacemos en una jornada de trabajo. Lo que sí es necesario que ocurra, es que el buen olfato del líder, haga que se sepa en cada momento de cada día -aunque no esté siguiendo ningún guión más que el de la experiencia-, lo que va a suceder y cuando no lo sepa a ciencia cierta, ha de tener una clara visión de cómo se darán las cosas.

En definitiva serán todas estas acciones en su conjunto y la manera en cómo han sido gestionadas, en esas 24 horas de un día cualquiera en la vida de la empresas, las que muevan la aguja de la productividad hacia uno u otro lado.

2º) Dormir lo necesario para estar descansado
Puede parecer un consejo banal, pero en realidad tiene más consecuencias (y de las negativas) de las que pueda suponer. No exageramos cuando decimos que las decisiones que tiene que tomar una persona con mucha responsabilidad, se ralentizan así como su campo de visión, pudiendo cometer errores, porque su mente no está en forma. Es más, el cansancio físico pasa factura antes que el de la mente, pero  será este segundo el que, ineludiblemente, nos haga estar más torpes en la reacción frente a cada problema que se nos presenta a diario. El agotamiento nos hará reducir la cantidad (también la calidad) de las acciones que emprendamos.

3º) Tener siempre un timing preciso
No perder el tiempo en revisar todos los días los emails y post-it. Sencillamente son auténticos destructores del tiempo y lo peor de todo, es que la gente cree que revisándolo –incluso a veces de manera obsesiva- se es más productivo o se va a responder antes a los mails que están pendientes. Es un error.

En realidad, lo mejor que puede hacerse en aras de multiplicar la cantidad de cosas que se pueden hacer y de manera eficaz, es ponerse una hora o quizás dos al día, y dedicarle no más de diez minutos, para revisar la bandeja de entrada y también la lista de pendientes. Pero estar todo el día mirando tanto una como la otra, nos hará disminuir la cantidad de cosas que en realidad somos capaces de hacer.

4º) Establecer las prioridades
Siempre habrá una tarea más importante que otra. O. en su caso, si ambas son igualmente valoradas, habrá una prelación en cuanto a cuál hay que realizar primero. Arrancar con una tarea antes que con otra, no implica que la segunda no sea tan importante, sino que deba ser realizada después. A veces, por más simple que esto parezca, no se tienen en cuenta otras tareas que hay que realizar detrás de estas dos, por lo que la elección de la primera tiene directa relación con el resto.

Una forma eficaz de hacerlo es registrando en una lista (fichero informático) que nos permita ir haciendo aclaraciones sobre resultados, avances, etc. Cuando nos acostumbramos a este orden, es casi seguro que podamos incrementar la cantidad de cosas que diariamente acometemos. Es una cuestión de orden.

5º) Controlar la carga de trabajo
No sólo hay que evitar la sobrecarga de trabajo en un solo día, sino controlar con mucho cuidado cuál es la carga global para una persona o para todo el equipo. El líder tiene que enseñar a su gente a decir que no, dándoles la tranquilidad de que esta actitud, cuando esté fundada, no tendrá consecuencias para el equipo ni a nivel individual. Por ejemplo, explicando que ese día no podrán excederse las horas previstas en la asignación de tareas y responsabilidades, porque sería contraproducente y en vez de incrementarse la productividad la bajaría.

6º) ‘Stand by’ a las redes sociales
Las redes sociales son importantísimas para el posicionamiento de marca y organización. Pero otra cosa es que provoquen distracciones en la gente que tiene que realizar otras tareas, excepto la persona que actúe como community manager.

En muchas empresas se ha restringido el uso de las redes sociales, pero hay otras que lo permiten, porque saben que su equipo podrá sacarle provecho en beneficio de la organización. Existen casos de start-up en las que la productividad justamente ha subido porque se les deja libre acceso a la red como parte de una política de responsabilidad individual, de esta forma la gente siente que goza de determinados privilegios y que no por ello, disminuye la cantidad de cosas que pueden acometer diariamente.

7º) La multitarea es un mito
Múltiples estudios, incluyendo el de la Universidad de Michigan que utiliza imágenes de resonancia magnética, demuestran que la multitarea eficaz es un mito. El cerebro cambia de tarea rápidamente, pero el exceso de cambios disminuye la concentración y aumenta los errores. Como en todo lo que se emprende en la vida, el orden y la prudencia también son necesarios para sacar más partido al trabajo de cada día.

8º) Lo primero es el servicio
Los resultados de la empresa dependen de hacer muy bien las cosas y de cuidar hasta en el más mínimo detalle, especialmente en el ámbito de los servicios. Por lo que cualquier cosa que no se haga como debe hacerse, bajará no sólo la productividad diaria de cada departamento, sino la capacidad del equipo de mantener un nivel de productividad adecuada.

Algunas organizaciones, en función del producto o servicio que ofrecen, pueden remediar los bajones en la productividad diaria, utilizando bloques de tiempo perfectamente estudiados, para realizar determinadas tareas de manera ininterrumpida, por ejemplo, evitando conversaciones entre la gente durante ese lapso temporal. Esta manera de focalización de las tareas, permitirá subir el nivel de concentración y permitirá que se hagan más cosas, más rápidamente y de manera más eficaz.

9º) Ganarle al reloj
Cuando se estima previamente el tiempo que llevará la realización de determinada tarea es importante ir controlando cómo se está desarrollando para tener la capacidad de anticiparse a la hora límite que se haya estimado y buscar de esta forma mejorar la productividad horaria. Y lo mejor no es el control externo de la función, sino el autocontrol que cada persona lleve sobre sus tareas programadas para ese día.

10º) Fomentar las buenas rutinas
Una cosa son los malos hábitos (los hemos comentado en varias ocasiones) y otra muy diferente es crear rutinas de trabajo. La idea es no dilapidar energías sino aprovecharlas, de manera tal, que aún nos reste fuerza para acometer las tareas importantes. Por tanto, no hay problema si determinadas acciones y con el debido cuidado y supervisión, se enmarcan dentro de una rutina, para que tengamos un tiempo extra disponible para otras acciones.

Hay factores que el buen líder debe advertir y anticipar para corregir las situaciones que ponen en peligro las acciones exitosas:

1º Los tópicos sobre la productividad.

Cuesta erradicar esa creencia equivocada de que más horas de trabajo, aunque rompan el balance entre vida familiar y laboral, hace que la empresa sea más productiva. Esto es falso y además demostrable.

Existen una gran cantidad de investigaciones y estudios que establecen una prueba innegable de que trabajar más de 40 horas a la semana tiene efectos negativos en la productividad personal, consecuentemente en la eficiencia global de la organización para mantenerla competitiva.

Pero con esto no podemos pretender descubrir la pólvora porque ya organizaciones como la Ford Motors, en un muy temprano siglo XX había determinado una media de horas de trabajo ideal para los trabajadores de la fábrica que son las famosas 40 horas semanales. Y esto parece confirmarse hoy día cuando en muchas grandes corporaciones y también en las pymes, por las exigencias y responsabilidades que una persona tiene a cargo, el exceso de jornadas interminables que le llevan a sumar 20 o más horas sobre esas 40. Esto entra ya en el terreno de la improductividad porque no hay mente ni cuerpo que aguante tanta presión de manera continuada.

2º Ignorar el agotamiento.

También hay evidencias suficientes que cuando se saltan estos límites, se está fomentando no sólo una caída en la productividad, sino que afloran factores que de manera, a veces silenciosa, influyen decididamente en esta bajada, tales como que algunas tareas hay que hacerlas de nuevo, o algunos productos elaborados que no respetaron determinados estándares por un error deben ser eliminados. Aunque lo más grave es cuando se producen accidentes de trabajo. La fatiga física y mental en los ambientes de trabajo no es un debate teórico y es necesario asumir las reales consecuencias de los excesos en la cantidad de horas trabajadas.

3º Quemar a la gente es camino directo al fracaso.

Es habitual que muchas organizaciones, especialmente las start-up de alta tecnología, pongan una cantidad de elementos a disposición de sus trabajadores para facilitar la vida en cuanto a comodidad, wellbeing que logra ambientes libres de tensiones innecesarias, salas de juego, lugares para el desayuno, etc.

Otras en cambio, no se preocupan tanto por estas facilities aunque mantienen una filosofía muy dura e inflexible sobre que nadie puede exceder el máximo de 40 horas semanales porque saben que va en contra de los propios resultados de la compañía. Este compromiso entre empresa y personal logra que esas horas sean productivas y eficientes.

No nos inclinamos por radicalizar estas posiciones, porque creemos que la mejor forma de lograr un compromiso efectivo de la gente con la organización es un punto medio en el que los cuadros sepan que nadie pretende quemarlos por exceso de horas de trabajo. Cuando se pide lealtad a la gente hay que demostrarlo con hechos, por lo que hay que evitar que la adicción al trabajo de un jefe queme al resto del equipo.

4º Exigir a los empleados lo que el director y/o propietario se exige a sí mismo.

Un líder o responsable y propietario de una empresa, que está trabajando demasiadas horas y pretende exigirle lo mismo a sus empleados, tiene que hacer una reflexión y replantarse el asunto.

A lo mejor es tiempo ya de volver a aplicar la sabiduría convencional en cuanto a remuneración de altos directivos para hacerla equiparable a la de los vendedores de toda la vida, cuyos ingresos son pagados casi en su totalidad en base a los resultados que producen.

Si en el desarrollo de la carrera de un vendedor, después de varios años de esfuerzo éste mantiene cierta regularidad en cuanto a una media elevada de ventas porque cierra muchos acuerdos, merece ganar la cifra que gana aunque sea mayor que la que obtienen algunos de los directores o incluso el director general.

En cuanto al vendedor, no cabe duda que lo merece. Respecto a dejarle a los directivos únicamente la remuneración en base a resultados también es un error, aunque ya son muchos los años en los que se ha premiado con bonus y demás incentivos los incrementos de ingresos y productividad, pero sumando a sus emolumentos fijos.

Probablemente se pueda discutir qué porcentaje de todo lo que gana un ejecutivo debe ser fija y qué parte variable; pero en todo caso, no tendrá relación con más o menos horas semanales.

5º Cuidado de no expulsar el talento.

Por qué será que con cierta frecuencia se prescinde del talento por un error tan simple como no haberlo visto (no darse cuenta que esa persona posee habilidades especiales). Incluso a veces podemos hablar de un ‘don’ especial. Pero finalmente se expulsa talento tanto en los ámbitos de dirección, como de mandos intermedios o en las áreas comerciales.

Sabemos que la venta es un trabajo exigente que tiene un alto riesgo de fracaso. Si una empresa deja de apreciar su personal de ventas y comienza a no tratarlos con la justicia que merecen, es la mejor manera de expulsar a los talentosos, con lo que el resultado inmediato será una disminución importante de los ingresos por ventas.

6º No tratar de imitar éxitos pasados.

Cualquier intento de imitar el éxito pasado de un gigante de la industria está condenada al fracaso. El mundo de los negocios de hoy día es diferente a aquella época en que las empresas crecían de manera imparable. Eran mercados de demanda y el consumidor compraba todo.

Lo que funcionó para aquellas organizaciones no puede funcionar ahora, es más, pruebas al canto: la propia General Motors tuvo que ser rescatada como consecuencia de la crisis 2008-2009, cambiándose el equipo de gestión y estructurándola de manera diferente acorde con las circunstancias que el nuevo mercado azotado por la crisis exigía.

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